Mijn eerste werknemer! Wat nu?

1. Freelance of in loondienst? Let op schijnzelfstandigheid

Veel startups beginnen met zzp’ers. Dat is flexibel en overzichtelijk. De beëindiging van een overeenkomst van opdracht is vaak eenvoudig, en het betalen van een factuur lijkt makkelijker dan het inrichten van de salarisadministratie. Echter, zodra iemand structureel voor jouw startup werkt, onder jouw gezag en tegen een (vaste) vergoeding, loop je het risico dat je feitelijk gezien wél met een werknemer te maken hebt.

De gevolgen hiervan kunnen groot zijn: claims van de werknemer zelf, naheffingen loonbelasting, premies werknemersverzekeringen en mogelijke boetes.

Maak dus voordat je iemand als zelfstandige inhuurt een analyse: werkt deze persoon echt zelfstandig? Wie bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd? In hoeverre wordt er gezag uitgeoefend. Bij twijfel? Neem dan even contact met ons op, laat de situatie beoordelen en neem in ieder geval (contractuele) risico-mitigerende maatregelen. Zie ook onze andere blogs over dit onderwerp.

2. Het type arbeidsovereenkomst: tijdelijk, vast of flexibel

Bij de eerste werknemer wordt meestal voor een tijdelijk contract gekozen. Op die manier bestaat langer de tijd om over en weer te beoordelen of de samenwerking een succes wordt.

Een werkgever mag maximaal drie tijdelijke arbeidsovereenkomsten aaneengesloten aanbieden, voor een maximale periode van drie jaar. Na ofwel overschrijding van het maximale aantal, ofwel overschrijding van de maximale duur, volgt automatisch een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

Wil je een flexibelere optie? In dat geval kan je voor een oproepovereenkomst kiezen (bijvoorbeeld een min-max-overeenkomst) of een uitzend- of payrollovereenkomst. Alle verschillende opties kennen eigen regels en hebben eigen voor- en nadelen, dus laat je daarover goed informeren.

3. Pensioen en cao: controleer dit regelmatig!

In beginsel ben je als werkgever en werknemer gehouden aan de voorwaarden die in de arbeidsovereenkomst staan. Toch kan een werkgever ook gebonden zijn aan een algemeen verbindend verklaarde cao (avv-cao), of kan de verplichting bestaan om werknemers deel te laten nemen in een verplichtgestelde bedrijfstakpensioenregeling (bpf).

Een cao kan van toepassing zijn of worden als de bedrijfsactiviteiten van de startup onder de werkingssfeerbepaling van zo’n avv-cao vallen. In dat geval moet de cao verplicht worden toegepast.

Het voorgaande geldt ook voor pensioenen: het aanbieden van een pensioenregeling is niet verplicht, maar in sommige sectoren bestaat de verplichting om deel te nemen in een pensioenregeling van een verplichtgesteld bpf. Ook dat hangt weer af van de bedrijfstak van de startup, de werkingssfeerbepaling in de verplichtgestelde regeling en de activiteiten van de startup.

4. Aandacht voor intellectueel eigendom (IE), geheimhouding en concurrentie

Voor startups zijn deze onderwerpen vaak cruciaal. Wie is eigenaar van het intellectuele eigendom dat jouw werknemer creëert? En in hoeverre is jouw unieke platform, product of bedrijfsmodel beschermd? Hoe kan je voorkomen dat een concurrent hiermee aan de haal gaat? 

Maak daarom altijd afspraken over IE, geheimhouding (inclusief een boetebeding) en - indien daar gelet op de specifieke functie aanleiding toe is - concurrerende activiteiten. Let er daarbij op dat een concurrentiebeding (een relatiebeding valt hier ook onder) aan strikte wettelijke eisen moet voldoen. Zo moet het beding schriftelijk met een meerderjarige werknemer worden overeengekomen, en een concurrentiebeding in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd moet worden voorzien van een op de werknemer toegespitste motivering. Maatwerk is hier essentieel. Bescherm wat echt belangrijk is, voorkom te ruime concurrentiebedingen.

Goed om te weten: op dit moment is er een wetsvoorstel Wet modernisering concurrentiebeding in voorbereiding. Het is nog niet duidelijk wanneer deze wet door de Tweede Kamer wordt behandeld, maar in potentie heeft deze wet grote gevolgen voor het overeenkomen en inroepen van concurrentiebedingen.

5. Diversen: beloning, arbeidsongeschiktheid

Veel startups lopen tegen eenzelfde probleem aan: hoe trek je talentvolle of ervaren medewerkers aan en hoe zorg je dat je je beste mensen binnenboord houdt? Weet dat er, naast het bieden van ‘regulier’ salaris, ook mogelijkheden zijn om werknemers op andere manieren te belonen. Bijvoorbeeld door middel van zogenoemde long term incentives (LTI’s). In deze blog gaan we uitgebreid in op deze beloningsvorm.

Verder van belang: een werknemer kan arbeidsongeschikt raken. Dit kan tijdelijke afwezigheid zijn vanwege een griepvirus maar ook bestaat het risico op langdurige arbeidsongeschiktheid. Denk daarom na over een eventuele arbeidsongeschiktheidsverzekering. Zorg er ook voor dat jouw startup is aangesloten bij een arbodienst of een contract heeft met een bedrijfsarts, zodat de (re-integratie)verplichtingen uit de Wet verbetering Poortwachter worden nagekomen.

6. Wat als het niet werkt?

Niemand begint met de intentie om afscheid te nemen, maar het is verstandig om vooruit te kijken. Voer daarom beoordelingsgesprekken, geef continu feedback (en dus niet alleen tijdens de jaarlijkse momenten) en leg dit vast. Werkt de samenwerking niet zoals je het verwacht? Start dan een verbeterplan en geef de werknemer in kwestie een eerlijke kans om zijn of haar functioneren te verbeteren. Als ook dat niet tot het gewenste resultaat leidt, dan is een mogelijke vervolgstap de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Let daarbij op: de arbeidsovereenkomst ‘gewoon’ opzeggen kan niet, tenzij sprake is van bijvoorbeeld een ontslag op staande voet of een opzegging in de proeftijd. In de meeste andere gevallen is er toestemming van het UWV nodig (voorbeeld: reorganisatie) of moet je als werkgever de kantonrechter vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden (voorbeeld: disfunctioneren). Laat je hierover goed adviseren. Heb je vragen over dit onderwerp? Neem gerust contact met ons op!