Privacyverklaring

Persoonsgegevens zijn gegevens aan de hand waarvan uw identiteit kan worden herleid, zoals uw naam, adres, e-mail adres en telefoonnummer. Wij verwerken met name de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Cliënten en relaties
  • Contactgegevens van de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordigers, zoals voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, titel of functie, adres, woonplaats, geslacht, e-mailadres en telefoonnummer;
  • Gegevens in het kader van het cliëntonderzoek onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (“Wwft”) waaronder naam,  geboortedatum, geboorteplaats, kopie van het ID-bewijs zonder BSN-nummer, gegevens van het ID-bewijs;
  • Gegevens in het kader van UBO-registratie/legalisaties: volledige kopie ID-bewijs inclusief BSN-nummer.
  • Overige gegevens al naar gelang de inhoud van de werkzaamheden, zoals burgerlijke staat, persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, persoonsgegevens waar religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken of gegevens over gezondheid;
  • Gegevens met het oog op het berekenen of het vastleggen van declaraties, het doen van betalingen en innen van vorderingen, zoals NAW-gegevens en rekeningnummer;
  • In het kader van marketingactiviteiten worden naast contactgegevens ook juridische interesse, klikgedrag in mailings en zoekgedrag op de Website (zie hiervoor ons Cookiestatement) verwerkt;
  • Indien u ons een e-mail stuurt, kunnen wij ook informatie uit de e-mailhandtekening en informatie uit de e-mail zelf verwerken voor zover daar persoonsgegevens in zijn opgenomen.
• Bezoekers van de Website (bijvoorbeeld als u het contactformulier invult, zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of een Mijn Ploum-account aanmaakt)
  • Contactgegevens, zoals naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, juridische interesse; 
  • Het door u achtergelaten bericht inclusief eventueel door u achtergelaten persoonsgegevens in dat bericht;
  • IP-adres, cookies, die bijvoorbeeld het klikgedrag en zoekgedrag van de
  • bezoeker vastleggen (zie hiervoor ons Cookiestatement).
• Deelnemers Ploum Academy of andere evenementen bij Ploum
  • Contactgegevens, zoals titel, voorletters, voornaam, achternaam, geslacht, bedrijf, functie en e-mailadres;
  • Gegevens voor deelnamecertificaten: handtekening mogelijk in combinatie met het tijdstip van aankomst/vertrek;
  • Voedselallergieën of andere intoleranties.
• Bezoekers pand
  • Contactgegevens zoals voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres;
  • Camerabeelden.
• Leveranciers
  • Naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer.

Ploum kan op verschillende manieren uw persoonsgegevens ontvangen. In de eerste plaats kunt u deze persoonsgegevens zelf hebben verstrekt: op basis van toestemming, omdat u gebruik maakt van onze diensten of Ploum kan deze van u ontvangen hebben via bijvoorbeeld het contact- of inschrijfformulier op onze Website, via de mail of via de telefoon, eventueel in het kader van zakelijke communicatie. Daarnaast kan Ploum uw persoonsgegevens hebben verkregen van een cliënt in het kader van de dienstverlening voor die cliënt. Tot slot verkrijgt Ploum persoonsgegevens via cookies (waarover meer in ons Cookiestatement).

Cliënten en relaties

Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor:

• De uitvoering van onze overeenkomst met de betrokkene;
• Het voldoen aan onze wettelijke plicht, bijvoorbeeld het voldoen aan de vereiste van de Wwft;
• Het behartigen van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten zo efficiënt mogelijk aan onze cliënten te kunnen (blijven) verlenen; en;
• Het behartigen van uw gerechtvaardigde belang op het verkrijgen van juridisch advies en rechtsbijstand.

Bezoekers van de Website

Het gebruik van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang om onze diensten zo efficiënt mogelijk aan de bezoekers van onze Website te kunnen (blijven) verlenen en om onze Website zo goed mogelijk in te richten.

Deelnemers cursus Ploum Academy en/of andere evenementen van Ploum

Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van onze overeenkomst met u of het behartigen van ons gerechtvaardigd belang of derden om onze diensten zo efficiënt mogelijk aan onze relaties te kunnen verlenen.

Bezoekers kantoorpand Ploum:

Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het behartigen van het gerechtvaardigd belang van Ploum of derden. Dat gerechtvaardigd belang is onder meer het belang van Ploum om onze eigendommen te beveiligen en ter ondersteuning van onze dienstverlening.

Leveranciers

Het gebruik van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van beide partijen om uitvoering te kunnen geven aan de gesloten overeenkomst.

Cliënten en relaties

• verificatie van identiteit t.b.v. Wwft-onderzoek;
• dienstverlening en advisering aan cliënt;
• relatiebeheer, marketing, klantenadministratie en servicedoeleinden; om:
• u te informeren over de laatste nieuwtjes over Ploum;
• u te informeren over relevante producten en diensten;
• verkoopbevorderende activiteiten te ontplooien;
• respons op onze marketingacties te meten;
• een klantadministratie en debiteurenbeheer te voeren;
• ten behoeve van financiële administratie;
• een ClientManagementSysteem (CMS) te beheren.

Bezoekers van de Website

• Voor servicedoeleinden: om uw bericht te kunnen opvolgen en u over de vervolgstappen te kunnen informeren.
• Relatiebeheer, marketing, klantenadministratie en service-doeleinden (u informeren over de laatste nieuwtjes over Ploum en relevante diensten; marketing en het meten van respons op onze marketingacties te meten het beheer van ons ClientManagementSysteem (CMS) het verbeteren van het functioneren van onze Website).

Deelnemers cursus Ploum Academy en/of andere evenementen van Ploum

Servicedoeleinden, klantenadministratie en relatiebeheer. Voor zover noodzakelijk voor:

• uw deelname aan onze cursus;
• het voeren van een klantadministratie;
• het beheren van een ClientManagementSysteem (CMS);
• het communiceren met u door het verzenden van (service)e-mails; en
• het versturen van uitnodigingen voor soortgelijke bijeenkomsten georganiseerd door Ploum.

Bezoekers kantoorpand Ploum

• Interne controle en bedrijfsbeveiliging.

Leveranciers

• De uitvoering van overeenkomsten met leveranciers.

Een aantal medewerkers van Ploum heeft rechtstreekse toegang tot uw persoonsgegevens. Dat zijn alleen de medewerkers die toegang tot uw persoonsgegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren. Op deze wijze (in combinatie met de hierna te noemen beveiligingsmaatregelen) stellen wij zeker dat deze persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie toe bevoegd zijn. Wij spreken daarbij af dat de persoons-gegevens alleen mogen worden gebruikt voor de hierin genoemde doeleinden en kijken daarbij hoe we uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren. Onze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding.

Daarnaast gebruikt Ploum verschillende systemen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van u verwerken. Ploum heeft met alle partijen aan wie zij uw persoonsgegevens verstrekt, afspraken gemaakt zodat er voldoende waarborgen zijn voor de zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de wet en het interne privacybeleid van Ploum en deze Ploum Privacyverklaring.

Als wij derden ook toegang geven tot uw gegevens, doen wij dit alleen als wij zeker weten dat die derde de gegevens alleen gebruikt op een manier en voor een doel dat verwant is aan het doel waarvoor wij de gegevens hebben verkregen, en alleen in overeenstemming met deze Ploum Privacyverklaring. Verder gelden er altijd de op grond van de wet vereiste geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens zomaar bekend worden bij andere partijen.

Voor meer informatie over deze leveranciers kunt u contact met ons opnemen via communicatie@ploum.nl.

In sommige gevallen moeten wij op grond van een wettelijke verplichting ook gegevens verstrekken aan derden, zoals justitie. Daarbij kijken wij altijd hoe wij uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren.

Als wij uw persoonsgegevens doorgeven buiten de EER, bijvoorbeeld omdat een datacenter of onze leverancier daar is gevestigd, doen wij dit alleen onder de voorwaarden die de privacywetgeving daaraan stelt (o.a. spannen wij ons in om ons ervan te verzekeren dat er een adequaat niveau van bescherming bestaat en zorgen wij voor de nodige contractuele, technische en organisatorische waarborgen).

Ploum deelt soms persoonsgegevens met marktonderzoekbureaus en andere derden. Dat doen we zoveel mogelijk in geanonimiseerde vorm. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via communicatie@ploum.nl.

Ploum draagt zorg voor passende organisatorische en technische (beveiligings-)maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens. We voldoen daarbij aan de geldende beveiligings-standaarden.

Zo zijn het netwerk en alle computers binnen het kantoor van Ploum beveiligd. Binnenkomend internetverkeer en e-mailverkeer wordt door firewalls, speciale antivirus- en antispyware-software zo goed mogelijk gecontroleerd op virussen, spyware en ransomware.  Alle laptops waar de medewerkers van Ploum gebruik van maken zijn versleuteld. Ploum hanteert een sterkwachtwoordenbeleid en 2-factorauthenticatie voor alle bedrijfskritische applicaties. Daarnaast zijn alle medewerkers van Ploum gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveilligingsincident (datalek) dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk infor-meren over het incident. Wij informeren u dan ook over de maatregelen die wij hebben genomen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen. 

Mocht u onverhoopt een beveiligingslek aantreffen of heeft u een vermoeden dat de beveiliging van uw persoonsgegevens niet op de juiste wijze is gewaarborgd, dan verzoeken wij u direct contact op te nemen met Ploum via onderstaande contactgegevens. Wij hebben procedures ingeregeld om deze meldingen adequaat en zorgvuldig te behandelen in overeenstemming met de geldende wetgeving.

Deze Website kan links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de praktijken van andere websites die gelinkt zijn naar of van onze Website. Onze privacy policy is niet van toepassing wanneer u een link gebruikt om van onze Website naar een andere website te gaan. Uw gedragingen op een website van een derde, waaronder de partijen die een link hebben op onze Website, zijn onderworpen aan hun eigen regels en beleid. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze andere websites. Wij raden u aan kennis te nemen van de privacy policy’s en andere relevante (juridische) informatie op deze websites.

Ploum neemt geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Van profilering in de zin van de AVG is dan ook geen sprake.

Ploum bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij de persoonsgegevens verwerken, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling of op basis van ons gerechtvaardigd belang dat zwaarder weegt (zoals een lopend geschil) uw persoonsgegevens langer moeten bewaren. Wij hebben hiervoor een beleid en hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Cliënten en relaties

We verwijderen de gegevens nadat de bewaartermijn op grond van toepasselijke gedrags- en beroepsregels is verstreken, dan wel -als die er niet zijn-, uiterlijk twee jaren na de beëindiging van de behandeling van de zaak, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. Zo moet de notaris de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via communicatie@ploum.nl.

Bezoekers van de Website

We bewaren deze gegevens totdat wij uw bericht hebben gemarkeerd als ‘afgehandeld’, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten. We bewaren contactgegevens van bezoekers die zich hebben aangemeld voor onze nieuwsbrief maximaal vier weken na de afmelding.

Deelnemers cursus Ploum Academy en/of andere evenementen van Ploum

We bewaren de gegevens voor uw deelnamecertificaat aan onze Ploum Academy tot drie jaar nadat de cursus heeft bijgewoond en wij u een certificaat hebben toegezonden. Uw contactgegevens voor deelname aan onze evenementen bewaren we tot een jaar na het evenement, zodat we u ook op onze volgende evenementen kunnen attenderen. Indien u voedselallergieën of andere intoleranties heeft doorgegeven, worden deze gegevens na afloop het evenement verwijderd.

We bewaren deze gegevens langer als wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten.

Bezoekers kantoorpand Ploum

We bewaren uw contactgegevens maximaal 6 maanden nadat u ons kantoorpand heeft bezocht. We bewaren de camerabeelden maximaal 4 weken na uw bezoek; tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten.

Leveranciers

We bewaren deze gegevens tot uiterlijk 2 jaar nadat de relatie verbroken is.

U heeft de volgende rechten m.b.t. de verwerking van uw persoonsgegevens:

• U kunt verzoeken om informatie en inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die persoonsgegevens worden gebruikt.
• U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te laten wijzigen/corrigeren en/of de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• U kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen.
• U kunt ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen;
• U kunt uw toestemming intrekken, let wel u trekt uw toestemming niet terug voor eerder verwerkte persoonsgegevens op basis van uw toestemming.

Verzoeken en andere berichten ter zake van de uitoefening van voornoemde rechten kunnen schriftelijk worden ingediend via onderstaande contactgegevens. Wij kunnen u vragen uw verzoek nader te motiveren en u te identificeren. U ontvangt in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek een reactie. Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om de persoonsgegevens niet te verwijderen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Als wij de persoonsgegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de persoonsgegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen voorts weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.

Indien Ploum voldaan heeft aan een verzoek om persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, zullen wij ook derden aan wie deze persoonsgegevens zijn verstrekt, mededeling doen van de aangebrachte wijzigingen.

U kunt de hiervoor genoemde verzoeken doen of het genoemde bezwaar maken door een brief te sturen, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer aan Ploum of communicatie@ploum.nl.

Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop wij met uw verzoek zijn omgegaan of anderszins over de verwerking van uw persoonsgegevens door Ploum, kunt u ook een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Meer hierover kunt u vinden via: Klacht over gebruik persoonsgegevens - autoriteitpersoonsgegevens.nl