AVA of ALV: vergaderen tijdens de tweede golf van de coronacrisis

In het voorjaar hebben wij diverse artikelen geschreven over vergaderen tijdens de coronacrisis. Inmiddels is het medio oktober 2020 en bevinden we ons in de tweede golf, waarbij er van overheidswege een verdere verscherping van de maatregelen is ingevoerd. In dit artikel gaan wij in op de gevolgen daarvan voor algemene vergaderingen die in deze periode (moeten) plaatsvinden.

Onze eerdere artikelen over dit onderwerp kunt u hier terugvinden.

Veel bedrijven en organisaties hebben dit voorjaar, waarin veel algemene vergaderingen gepland stonden, besloten de algemene vergadering vanwege de corona uitbraak naar het najaar te verplaatsen. Veelal is hierbij gebruik gemaakt van de mogelijkheden die daartoe zijn geboden in de Wet Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19 (hierna: Tijdelijke wet COVID-19). Het aantal besmettingen is de afgelopen periode echter weer sterk toegenomen en de overheid heeft de maatregelen verscherpt om de verspreiding te beperken. Voor bedrijven en organisaties die in deze periode het voornemen hebben een algemene vergadering te houden, betekent dit een noodgedwongen wijziging van de gemaakte plannen. Op grond van de huidige maatregelen zijn fysieke samenkomsten van grote groepen personen immers niet toegestaan. Wij verwijzen hiervoor naar de site van de Rijksoverheid.

In dit artikel gaan wij nogmaals in op de Tijdelijke wet COVID-19 en bespreken wij de huidige mogelijkheden om algemene vergaderingen te houden. Wij richten ons daarbij op de grotere verenigingen (daaronder mede begrepen coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen) en vennootschappen (NV’s en BV’s), met een zodanig aantal leden of aandeelhouders dat besluitvorming buiten vergadering vanwege praktische redenen niet mogelijk is.

Tijdelijke wet COVID-19

Op 24 april 2020 is de Tijdelijke wet COVID-19 in werking getreden. In eerste instantie zou deze wet op 1 september 2020 komen te vervallen. De wet is inmiddels formeel verlengd tot 1 december 2020 en zal blijven gelden voor zolang de coronacrisis voortduurt.

Digitaal vergaderen: hoe zat het ook alweer?

Indien de algemene vergadering nog moet plaatsvinden en er vanwege de maatregelen niet een fysieke bijeenkomst van de leden of aandeelhouders kan plaatsvinden, biedt digitaal vergaderen een uitkomst.

Soms bepalen de statuten dat het stemrecht in een algemene vergadering kan worden uitgebracht via een elektronisch communicatiemiddel. In aanvulling daarop kunnen de statuten vereisen dat stemgerechtigden via het elektronisch communicatiemiddel kunnen deelnemen aan de beraadslaging en dat stemmen die minder dan dertig dagen voorafgaand aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die tijdens de algemene vergadering worden uitgebracht.

Bevatten de statuten géén bepaling over elektronisch stemmen, dan is het bestuur op grond van de  Tijdelijke wet COVID-19 bevoegd te bepalen dat (1) het stemrecht kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel en (2) stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, gelijkgesteld worden met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht. Tijdens de coronacrisis is het dus niet nodig om statuten aan te passen om digitaal te kunnen vergaderen. Het is uiteraard wel aan te raden om statuten op dit punt zodanig in te richten, dat ook zonder de Tijdelijke wet COVID-19 digitaal vergaderd kan worden! Immers, zodra de Tijdelijke wet COVID-19 vervalt is digitaal vergaderen alleen mogelijk indien de statuten daarin voorzien.

Om de algemene vergadering volledig digitaal te kunnen laten plaatsvinden, moet het bestuur daarnaast gebruik maken van de haar op grond van de Tijdelijke wet COVID-19 toekomende bevoegdheid om fysieke toegang tot de algemene vergadering te ontzeggen. Dat is slechts toegestaan indien voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:

1. de algemene vergadering is langs elektronische weg te volgen;
2. vergadergerechtigden zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Tijdens de algemene vergadering moeten deze vragen, al dan niet thematisch, beantwoord worden. De antwoorden op deze vragen moeten tevens op de website van de rechtspersoon geplaatst worden of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor vergadergerechtigden. Daarnaast dient het bestuur zich ervoor in te spannen dat vergadergerechtigden tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins schriftelijk vragen kunnen stellen, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd.

Mocht een verbinding tijdens de vergadering niet goed werken of mocht een vergadergerechtigde door andere redenen niet goed deel kunnen nemen aan de vergadering, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van besluiten die tijdens de vergadering genomen worden.

Als het bestuur gebruik maakt van de bevoegdheid om de algemene vergadering volledig digitaal te houden, dan moet dit bij de oproeping worden vermeld. Als de oproeping van een fysieke algemene vergadering al heeft plaatsgevonden, en het bestuur zich vanwege het coronavirus genoodzaakt ziet de vergadering digitaal te houden, dan kan het bestuur dit tot uiterlijk 48 uur voorafgaand aan het tijdstip van de algemene vergadering kenbaar maken aan vergadergerechtigden op dezelfde wijze als de oproeping. Als de wijze van vergadering na oproeping wijzigt, dan moeten vergadergerechtigden die het voornemen hadden om fysiek aanwezig te zijn, zo goed mogelijk moeten gefaciliteerd worden om langs elektronische weg deel te nemen en te stemmen.

Opmaken en vaststellen van de jaarrekening: is er nog uitstel mogelijk?

Op grond van de Tijdelijke wet COVID-19 werd aan het bestuur van een vereniging, NV of BV de mogelijkheid geboden om de termijn voor het opstellen respectievelijk vaststellen van de jaarrekening te verlengen met ten hoogste vier maanden (in geval van verenigingen) dan wel vijf maanden (in geval van NV’s en BV’s). Bedrijven en organisaties die deze termijn inderdaad hebben verlengd en de algemene vergadering hebben verplaatst naar het najaar, zullen de jaarrekening vóór 31 oktober moeten opmaken (NB wij gaan hier uit van een boekjaar dat gelijk loopt met het kalenderjaar). Indien met gebruikmaking van de Tijdelijke wet COVID-19 de termijnen maximaal zijn verlengd, dan is een verdere verlenging nu niet meer mogelijk. Dit brengt met zich mee dat uiterlijk vóór het einde van dit jaar een algemene vergadering moet plaatsvinden waarin de jaarrekening wordt vastgesteld.

Heeft naar aanleiding van het bovenstaande vragen? Dan kunt u uiteraard altijd contact met ons opnemen.

Wilt u op de hoogte blijven van ontwikkelingen op dit gebied? Geef dit dan hier door.