Zomervakantie? Een goed moment om stil te staan bij de rol van de OR

Wanneer is instemming van de OR nodig?

Artikel 27 lid 1 onder b WOR bepaalt dat de ondernemer de instemming van de OR nodig heeft voor de vaststelling, wijziging of intrekking van een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling.

Daaronder vallen bijvoorbeeld regelingen over:

• collectieve vakanties of bedrijfssluitingen;
• de procedure voor het aanvragen en plannen van vakantie;
• verlofregelingen;
• ploegendiensten;
• structurele roosters en werktijden.

Het gaat daarbij om algemeen beleid, dat herhaaldelijk toepasbaar is op een groep werknemers. Een individuele beslissing – zoals het afwijzen van één vakantieaanvraag of het incidenteel wijzigen van het rooster van een werknemer – valt dus niet onder het instemmingsrecht.

Niet alles rondom vakantie is instemmingsplichtig

In de praktijk bestaat hierover regelmatig discussie. De OR heeft namelijk geen instemmingsrecht over primaire arbeidsvoorwaarden. Het aantal vakantiedagen waar werknemers recht op hebben, wordt in de rechtspraak gezien als zo'n primaire arbeidsvoorwaarde. Anders ligt dat bij de manier waarop, en de periode waarin, vakantie binnen de organisatie kan worden opgenomen of gepland. Juist die organisatorische afspraken kunnen wél onder artikel 27 WOR vallen.

Rechtspraak: waar ligt de grens?

De afgelopen jaren hebben verschillende kantonrechters verduidelijkt hoe artikel 27 WOR moet worden toegepast in discussies over vakantie, arbeidstijd en rusttijd.

Een interessante uitspraak is die van de rechtbank Gelderland uit 2021 over Recticel. Deze werkgever wilde flexibel kunnen op- en afschalen tussen twee- en drieploegendiensten, afhankelijk van de productiebehoefte. De kantonrechter stelde vast dat zo'n besluit inderdaad een arbeids- en rusttijdenregeling is in de zin van artikel 27 WOR. Toch hoefde de werkgever in dit geval geen instemming van de OR te vragen, omdat de toepasselijke ondernemingscao hierover al een uitputtende regeling bevatte. De rechter maakte daarbij wel duidelijk dat het instemmingsrecht weer herleeft zodra zo'n cao-regeling ontbreekt.

Een ander voorbeeld is de uitspraak over Qbuzz uit 2024. Daar weigerde de OR in te stemmen met nieuwe dienstroosters omdat deze volgens hem in strijd waren met de cao. De kantonrechter gaf de OR gelijk en wees het verzoek om vervangende toestemming af. Een OR kan dus goede gronden hebben om instemming te weigeren, wanneer een roosterregeling niet voldoet aan cao-afspraken of de belangen van werknemers onvoldoende beschermt.

Ook de iets oudere Rijkswaterstaat-uitspraak uit 2015 is relevant. Daar ging het om norm- of jaarroosters voor een groep werknemers. De kantonrechter oordeelde dat zulke roosters de structurele basis vormen voor het werkpatroon en daarom kunnen kwalificeren als een arbeids- en rusttijdenregeling in de zin van artikel 27 WOR. Daarbij maakte de rechter onderscheid tussen het normrooster zelf en de concrete maand- of dagroosters die daaruit voortvloeien. Voor het normrooster kan instemming van de OR nodig zijn, omdat dit een duurzame en herhaalbare regeling is. Voor de latere concrete invulling binnen die kaders – de maandroosters en dagroosters – is niet steeds opnieuw instemming vereist.

Praktische lessen voor de OR

Voor ondernemingsraden is het bij wijzigingen in vakantie- of werktijdenbeleid verstandig om steeds drie vragen te stellen:

• gaat het om een algemene regeling of om een individuele beslissing?;
• valt de regeling onder artikel 27 WOR of gaat het om een primaire arbeidsvoorwaarde?;
• is het onderwerp al inhoudelijk geregeld in een cao, waardoor het instemmingsrecht vervalt?

Voor bestuurders geldt hetzelfde. Een regeling die zonder de vereiste instemming wordt ingevoerd, loopt het risico dat de OR de nietigheid van het besluit inroept. Dat kan uiteindelijk leiden tot een procedure bij de kantonrechter.

Meer dan een zomeronderwerp

Hoewel vakantiebeleid in de zomer extra zichtbaar is, speelt artikel 27 WOR het hele jaar door een belangrijke rol. Denk aan wijzigingen in ploegendiensten, invoering van nieuwe roosters, aanpassingen in verlofregelingen of afspraken over werktijden. De rode draad in de rechtspraak is duidelijk: zodra een werkgever structurele regels vaststelt over wanneer en hoe werknemers werken of vakantie opnemen, is het verstandig tijdig na te gaan of instemming van de OR vereist is. Dat voorkomt juridische discussies én draagt meestal bij aan beter gedragen beleid.

Vragen over de WOR of het instemmingsrecht? Ons team Arbeidsrecht staat de hele zomer voor u klaar. Neem gerust contact op, of schrijf u in voor onze nieuwsbrief!