Invoeren of wijzigen van het beloningsbeleid? Vergeet de ondernemingsraad niet!

Het beloningsbeleid en toepasselijke regelgeving

Als gezegd is een beloningsbeleid een geheel aan afspraken over alle vormen van beloning van werknemers binnen een onderneming. Daar vallen financiële beloningen onder, zoals salarissen, salarisschalen, toeslagen, eindejaarsuitkeringen, bonusregelingen en winstdelingsregelingen. Het is echter ook mogelijk om niet-financiële beloningen op te nemen, zoals ADV-dagen, opleidingsbudgetten, kortingen op verzekeringen of bepaalde diensten, sportschoolabonnementen, gratis maaltijden, enzovoort.

Elke onderneming is vrij om een beloningsbeleid op te stellen. Een dergelijk beleid kan verschillende vormen aannemen, bijvoorbeeld in een personeelshandboek, arbeidsvoorwaardenreglement of – indien van toepassing – een collectieve arbeidsovereenkomst. Werkgevers zijn in beginsel vrij om in een beloningsbeleid alle afspraken daarin op te nemen die zij vinden passen binnen de organisatie. Voor naamloze vennootschappen geldt dat zij verplicht zijn om een beleid op te stellen voor de bezoldiging van het bestuur. Voor andere rechtspersonen geldt een dergelijke verplichting niet, al bepaalt de wet dat de bezoldiging van bestuurders van besloten vennootschappen wordt vastgesteld door de algemene vergadering (tenzij de statuten anders bepalen).  

Let op: voor bepaalde sectoren gelden bijzondere regels voor het beloningsbeleid. Denk bijvoorbeeld aan de financiële sector, waarvoor de Wet op het financieel toezicht (Wft) en de Wet beloningsbeleid financiële ondernemingen (Wbfo) geldt. Voor beursgenoteerde bedrijven gelden de bijzondere regels van de Nederlandse Corporate Governance Code.

De rol van de ondernemingsraad bij het beloningsbeleid

De ondernemingen die een beloningsbeleid hebben opgesteld of zullen opstellen, zullen doorgaans grotere ondernemingen zijn. De grotere ondernemingen hebben vaak ook een ondernemingsraad, als zij tenminste 50 werknemers hebben. Gelet op het belang van beloning binnen de organisatie, is het niet vreemd dat ook de ondernemingsraad spreekwoordelijk een vinger in de pap heeft als het om beloningen gaat. Dat is niet anders voor het beloningsbeleid.

Bij naamloze vennootschappen geldt als gezegd een verplichting om een beleid op te stellen voor de beloning van de bestuurders. Voordat dit beloningsbeleid kan worden vastgesteld, moet de ondernemingsraad (als deze is ingesteld) in de gelegenheid worden gesteld om een standpunt te bepalen. Dat standpunt kan door de ondernemingsraad in de algemene vergadering worden toegelicht.

Voor grote werkgevers met meer dan 100 werknemers geldt de verplichting om de ondernemingsraad ten minste één keer per jaar schriftelijk te informeren over de hoogte en de inhoud van arbeidsvoorwaardelijke regelingen binnen de onderneming. Dat ziet onder meer op informatie over arbeidsvoorwaarden en beloningsverhoudingen ten aanzien van verschillende groepen werknemers, het bestuur van de rechtspersoon en het toezichthoudend orgaan. Ook moet jaarlijks worden medegedeeld hoe deze arbeidsvoorwaarden en beloningsverhoudingen zich procentueel tot elkaar verhouden en tot die van het voorgaande jaar.

Verder heeft de ondernemingsraad een stimulerende en controlerende taak binnen de onderneming. Zo moet de ondernemingsraad de naleving van de voor de in de onderneming geldende voorschriften op het gebied van arbeidsvoorwaarden zo veel mogelijk bevorderen. Ook moet de ondernemingsraad in het algemeen waken tegen discriminatie in de onderneming en moet de ondernemingsraad de gelijke behandeling van mannen en vrouwen bevorderen. Daarbij kan de ondernemingsraad gebruik maken van de formele medezeggenschapsrechten die hij op grond van de WOR heeft.

De formele medezeggenschapsrechten van de ondernemingsraad bestaan onder meer uit het instemmingsrecht en het recht op overleg. Het instemmingsrecht van de ondernemingsraad ziet op elk voorgenomen besluit van de bestuurder tot vaststelling, wijziging of intrekking van een belonings- of functiewaarderingssysteem. Ook heeft de ondernemingsraad een instemmingsrecht ten aanzien van pensioenregelingen en winstdelingsregelingen. Hiermee kan de ondernemingsraad invloed uitoefenen op het beloningsbeleid binnen de onderneming. Daarnaast kan de ondernemingsraad de arbeidsvoorwaarden en de beloningsverhoudingen binnen de onderneming bespreken in het overleg met de bestuurder, zowel op initiatief van de ondernemingsraad (via art. 23 WOR) of tijdens het art. 24-overleg dat minstens twee keer per jaar plaatsvindt.

Praktische aandachtspunten

Het beloningsbeleid kan een nuttige uitkomst bieden binnen uw organisatie, maar vergeet dus niet de ondernemingsraad tijdig te betrekken! Daarbij kunt u de volgende aandachtspunten in het oog houden:

1. Zorg voor een transparant en goed onderbouwd beloningsbeleid
   Leg duidelijk vast hoe beloningen tot stand komen en welke uitgangspunten worden gehanteerd. Een transparant beleid vergroot het draagvlak binnen de organisatie en helpt discussies over gelijke behandeling en beloningsverschillen te voorkomen.
2. Betrek de ondernemingsraad tijdig bij wijzigingen
   Gaat u een belonings- of functiewaarderingssysteem invoeren, wijzigen of intrekken? Controleer dan tijdig of instemming van de ondernemingsraad is vereist. Het niet volgen van de juiste medezeggenschapsprocedure kan leiden tot vertraging of vernietiging van het besluit.
3. Controleer of u aan de informatieverplichtingen voldoet
   Werkgevers met meer dan 100 werknemers moeten de ondernemingsraad jaarlijks informeren over de arbeidsvoorwaarden en beloningsverhoudingen binnen de organisatie. Zorg ervoor dat deze informatie volledig, actueel en tijdig wordt verstrekt.
4. Houd rekening met sectorspecifieke regelgeving
   Naast de algemene regels kunnen voor bepaalde organisaties aanvullende verplichtingen gelden, bijvoorbeeld in de financiële sector of voor beursgenoteerde ondernemingen. Controleer daarom altijd welke wet- en regelgeving op uw organisatie van toepassing is voordat u het beloningsbeleid vaststelt of wijzigt.

Heeft u vragen over het beloningsbeleid en/of de betrokken van de ondernemingsraad bij beloningen binnen uw organisatie? Onze specialisten bij Arbeidsrecht helpen u graag hierbij. Neem gerust contact op, of schrijf u in voor onze nieuwsbrief.