De Handreiking Meldingen seksueel grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer: niets doen is geen optie

Fase 0: wees voorbereid op een melding

Fase 0 ziet op de situatie voordat een melding over seksueel grensoverschrijdend gedrag binnenkomt bij de organisatie. De aanbevelingen uit deze fase zien erop dat organisaties een menselijk en uitvoerbaar meldproces hebben en voorbereid zijn op toekomstige meldingen. Hiermee wordt een paniekreactie bij het daadwerkelijk binnenkomen van een melding voorkomen.

Een greep uit de 14 tips in deze fase: (i) verdiep je in de wettelijke verplichtingen, (ii) zorg voor deskundige vertrouwenspersonen met specifieke kennis over grensoverschrijdend gedrag, (iii) stel een gedragscode op, draag de code uit en zorg ervoor dat deze helder, bekend en vindbaar is en (iv) zorg ervoor dat er een beslistafel is, die uit in ieder geval een beslisser bestaat, en het liefst ook uit een deskundige en een onafhankelijke deelnemer.

Fase 1: beslis wat te doen met de melding

In fase 1 gaat het erom dat op een passende wijze opvolging gegeven wordt aan een melding van seksueel grensoverschrijdend gedrag. De beslistafel, zoals in fase 0 is beschreven, bepaalt wat er gaat gebeuren met de melding. Hierbij is in ieder geval één ding duidelijk: niets doen is geen optie. In de Handreiking wordt voorgesteld in gesprek te gaan met de melder, de meldingen en context in kaart te brengen en te bepalen hoe de melding opgevolgd wordt. Een belangrijke stap die in de praktijk bij deze fase vaak vergeten wordt, is het informeren van de beschuldigde over de ontvangen meldingen. De organisatie heeft tegenover de beschuldigde immers ook een zorgplicht en de beschuldigde heeft het recht om correct geïnformeerd te worden. 

Een greep uit de 10 tips in deze fase: (i) pak anonieme meldingen en signalen zo goed mogelijk op door in kaart te brengen wat er binnen de organisatie speelt, (ii) bepaal of je te maken hebt met een melding, signaal of klacht en neem op basis daarvan vervolgstappen, (iii) ga na een melding in gesprek met de melder en zorg voor een goed eerste gesprek, en (iv) wees zorgvuldig naar alle partijen, met oog voor ieders belangen.

Fase 2: voer de gekozen opvolging zorgvuldig uit

Bij fase 2 gaat het om de uitvoering van de in fase 1 gekozen wijze van opvolging. In deze fase worden verschillende interventies en drie soorten onderzoeken omschreven. Ten eerste het meldingenonderzoek waarbij geprobeerd wordt boven tafel te krijgen wat er is gebeurd (waarheidsvinding). Ten tweede kan het nodig zijn een cultuuronderzoek uit te voeren, waarbij onderzocht wordt hoe de cultuur is binnen de organisatie en of sprake is van voldoende sociale veiligheid. Ten derde wordt het structuuronderzoek beschreven. Hiermee kan worden onderzocht of en hoe de organisatie het juiste beleid en de juiste maatregelen neemt om seksueel grensoverschrijdend gedrag te voorkomen en aan te pakken. Belangrijk is verder dat alle vormen van onderzoek, indien nodig, naast elkaar kunnen worden uitgevoerd.

Fase 3: leer van het proces

In deze fase van het proces rond de melding wordt nagedacht over de uitkomst van de gekozen opvolging, welke open eindjes nog moeten worden opgepakt en hoe het beleid en de processen van de organisatie kunnen worden verbeterd voor zowel de betrokkenen bij deze melding als voor toekomstige gevallen.

Slotopmerkingen 

Meldingen, signalen en/of klachten over seksueel grensoverschrijdend gedrag zijn complex en vereisen zorgvuldig handelen van de organisatie. De Handreiking is een stap in de goede richting en kan houvast bieden voor organisaties die daar behoefte aan hebben. Voor een volledig overzicht van alle tips verwijzen wij naar de inhoud van de Handreiking.

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met één van de advocaten uit het team Arbeidsrecht. Wij denken graag met u mee.