Handreiking 2-fasen aanpak bij Rijkswaterstaat projecten

Doelstelling 2-fasen aanpak

Met de toepassing van een 2-fasen aanpak wordt een tweetal doelen nagestreefd. Allereerst wordt beoogd de risico’s van projecten te reduceren zodat projecten een betere prijs krijgen en beter beheersbaar en voorspelbaar zijn voor zowel Rijkswaterstaat als de markt. Daarnaast wordt beoogt de transactiekosten te verlagen om daarmee bij te dragen aan een financieel gezonde en productieve sector (p. 12 Handreiking).

Wat houdt de 2-fasen aanpak in?

Bij een 2-fasen aanpak wordt het contract, na de voorbereiding en aanbesteding in twee opeenvolgende fasen uitgevoerd. Deze eerste en tweede fase worden gescheiden door een go/no-go moment.

Na gunning van de opdracht vindt een eerste fase plaats waarin Rijkswaterstaat in samenwerking met marktpartij(en) in een iteratief proces nadere onderzoeken en ontwerpwerkzaamheden uitvoeren. Deze fase is gericht op het verkrijgen van meer informatie, zodat inzicht wordt gekregen in het benutten van kansen en risico’s worden gereduceerd (p.12/13 Handreiking).

Tussen fase I en fase II bevindt zich een go/no-go moment waarop bekeken wordt of met de resultaten van fase I wordt voldaan aan de voorwaarden om aan fase II te beginnen. Deze voorwaarden kunnen tijdens de aanbesteding of eventuele marktconsultatie onderwerp van gesprek zijn (p. 27 Handreiking).

In fase II vindt de uitvoering van de opdracht plaats op een wijze die overeenkomt met de uitvoering van reguliere bouwprojecten. Het is de verwachting van Rijkswaterstaat dat de marktpartij het ontwerp tijdens fase II nog uitvoeringsgereed dient te maken (p. 14/p.38 Handreiking). Het is op dit moment nog onduidelijk of, en zo ja op welke wijze de samenwerking in fase I een positieve invloed kan hebben op fase II. Dit wordt gemonitord in de experimentprojecten en die ervaringen worden in een volgende versie van de handreiking verwerkt (p. 14 Handreiking).

Inhoud handreiking

Na de inleiding wordt de handreiking opgedeeld in Deel A, Deel B en de bijlagen.

In Deel A (hoofdstuk 2) worden de essenties van de 2-fasen aanpak toegelicht, een algemene beschrijving van de 2-fasen aanpak gegeven en ingegaan op de hierboven aangehaalde doelstellingen. Ook worden argumenten gegeven voor de afweging tussen het toepassen van de 2-fasen aanpak dan wel een hybridevariant, en wordt ingegaan op: de voorbereiding, contractvormen, aanbestedingsprocedure, het samenwerken, het onderzoeks- en ontwerpproces, de prijsvorming, het go/no-go moment en de start van fase II.

Aanbestedingsfase

De handreiking gaat tevens in op aspecten die bij het aanbesteden van een project met een 2-fasen aanpak bijzondere aandacht vragen of anders zijn dan een reguliere aanbesteding.

Net als bij de aanbestedingsprocedure van een regulier project wordt bij een 2-fasen aanpak in de aanbestedingsleidraad beschreven op welke wijze de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) wordt bepaald. Ook bij een 2-fasen aanpak maakt zowel prijs als kwaliteit verplicht onderdeel uit van de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BKPV), waarbij kwaliteit – conform standaard BPKV-beleid van Rijkswaterstaat – zwaar meeweegt. De kwalitatieve criteria die het meest geschikt zijn voor een project zijn afhankelijk van projectspecifieke kenmerken, met dien verstande dat het toepassen van een 2-fasen aanpak op zichzelf al een belangrijk kenmerk is (p. 47-48 Handreiking). Het prijsdeel van de BPKV wordt in een 2-fasen aanpak ingevuld door in de aanbesteding een voorlopige prijs uit te vragen die is gebaseerd op uitgangspunten uit de uitgangspuntennotitie. In de handreiking staan verschillende vormen van prijselementen uitgewerkt die door een project gehanteerd kunnen worden om het prijsdeel zodanig vorm te geven dat ondanks de onzekerheden, deze toch redelijkerwijs beprijsd kan worden (p. 51 Handreiking). 

Contractfase

Voor een succesvolle afronding van de 2-fasen aanpak is het van belang om een aantal specifieke zaken contractueel vast te leggen. In de handreiking wordt uitgebreid ingegaan op de relevante contractvormen. Hierbij is van belang dat in de voorbereidingsfase een contractvorm wordt gekozen voor fase I en fase II die past bij (de omvang van) het project (p. 38 Handreiking).

De handreiking introduceert de twee mogelijke contractvormen en benoemt aandachtspunten die relevant zijn voor een tweefasen aanpak. De eerste contractvorm die de handreiking introduceert is een contract op basis van de UAV-GC voor zowel fase I als fase II. Bij deze geïntegreerde contractvorm draagt de marktpartij de ontwerpverantwoordelijkheid voor haar ontwerp en is Rijkswaterstaat verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie en eisen die tijdens de aanbesteding ter beschikking zijn gesteld. In de samenwerking tijdens fase I zal Rijkswaterstaat voornamelijk informatie verstrekken, meedenken, adviseren en actief meewerken in het ontwerptraject. Bij het maken van ontwerpkeuzes zal wel steeds stil worden gestaan bij de ontwerpverantwoordelijkheid die uiteindelijk bij de marktpartij ligt (p. 39-40 Handreiking).

De tweede contractvorm die de handreiking introduceert is een bouwteamovereenkomst voor fase I en een contract op basis van de UAV-GC voor fase II. “Een bouwteam is een samenwerkingsverband waarbinnen partijen hun deskundigheid inbrengen teneinde tot een bepaald uitwerkingsniveau van het ontwerp te komen” (p. 41 Handreiking). Zoals gebruikelijk, kunnen naast opdrachtgever en de marktpartij ook andere partijen betrokken worden. Een bouwteam kan op deze wijze een goede basis vormen om gezamenlijk tot een ontwerp te komen en hiervoor ook gezamenlijk de verantwoordelijkheid te dragen. Rijkswaterstaat vervult hierbij aldus een grotere rol in het ontwerptraject. Omdat voor beide fases een andere contractvorm wordt gehanteerd, moet de verbinding tussen beide fases worden gevormd door middel van een zogenoemde “fasenovereenkomst”, waarin wordt omschreven hoe beide contracten zich tot elkaar verhouden (p. 42 Handreiking).

Deel B gaat dieper in op de in deel A besproken onderwerpen en is met name bedoeld voor partijen die in een project daadwerkelijk de 2-fasen aanpak willen toepassen (p. 30 Handreiking). De handreiking is geschreven voor een breed scala aan GWW-projecten waarvoor een 2-fasen van toegevoegde waarde kan zijn en zeer lezenswaardig.

Waar kan ik de handreiking vinden?

De handreiking is hier te downloaden.

Wilt u meer weten over de tweefasen aanpak, neem dan gerust contact op met Jacob Henriquez, partner Bouwrecht (j.henriquez@ploum.nl / 06 1210 1368) of Tjinta Terlien, senior medewerker Aanbestedingsrecht en Bouwrecht (t.terlien@ploum.nl / 06 3078 0321)