Schriftelijkheidsvereiste bij commerciële contracten: niet te formeel doen?

Al enkele jaren is de lijn in de jurisprudentie dat een partij zich er niet op kan beroepen dat de regeltjes van het contract niet strikt zijn nageleefd, wanneer vaststaat dat die partij het bericht tijdig heeft ontvangen en het bericht ook heeft begrepen. Verschillende lagere rechters zijn al tot de conclusie gekomen dat het naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar kan zijn om op het niet-naleven van een vormvereiste een beroep te doen.

Nu heeft een hogere rechter zich recent ook in die zin uitgelaten. In een recente uitspraak van het hof Arnhem-Leeuwarden, gewezen op 17 december 2024, is goed zichtbaar hoe deze correspondentie en het handelen van partijen wordt uitgelegd en hoe een partij kan aantonen dat een opzegging ondanks het feit dat niet voldaan is aan een vormvereiste toch rechtsgeldig is (uitspraak). Waar ging het in dit geval om?

Uitspraak

Xlab Cloud Services B.V. (“Xlab”) leverde een softwareapplicatie aan Stichting Contourdetwern (“Contourdetwern”). Na een initiële verlenging van de overeenkomst zegde Contourdetwern de overeenkomst op. Xlab betwiste vervolgens dat er tijdig en rechtsgeldig was opgezegd, omdat Contourdetwern niet had voldaan aan het schriftelijkheidsvereiste dat was overeengekomen. Xlab meende dat de overeenkomst daarom was verlengd (want niet tijdig opgezegd) en vorderde vervolgens nakoming van de betalingsverplichting.

Overeenkomst

Bij de verlenging van de overeenkomst waren partijen het volgende overeengekomen: “De eenmalige korte verlengingstermijn van 6 maanden zal ingaan op 1 juli 2021 en eindigen op 31 december 2021. De overeenkomst eindigt op 31 december 2021 met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden. Wanneer deze overeenkomst niet tijdig (voor 1 oktober 2021) wordt opgezegd loopt deze automatisch door voor de overeengekomen periode in de hoofdovereenkomst.”

Het doel van deze verlenging was dat aan Contourdetwern eenmalig extra tijd werd gegeven om een nieuwe applicatie te kiezen, al dan niet van een andere aanbieder, en dit doel was expliciet in de verlengingsovereenkomst opgenomen.

Op de verlengingsovereenkomst waren algemene voorwaarden van toepassing verklaard. Daarin stond: “De Overeenkomst kan door een Partij schriftelijk dan wel per e-mail worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) kalendermaanden, welke opzegging zonder redenen en motivering mag plaatsvinden. De opzegging door Klant is pas definitief als deze door Leverancier per e-mail is bevestigd.”

Correspondentie

Voor de ontwikkeling van een andere softwareapplicatie voor Contourdetwern deed Xlab mee met een selectietraject. Op 4 juni 2021 liet Contourdetwern telefonisch aan Xlab weten dat de keuze niet op haar was gevallen, maar op een van de andere aanbieders. Uit interne correspondentie van Contourdetwern bleek dat haar directeur in datzelfde telefoongesprek ook zou hebben besproken dat partijen gezien de nog lopende zaken met elkaar in gesprek zouden moeten gaan hoe de samenwerking tijdelijk te continueren en hoe tijdig de conversie voor te bereiden.

Op 8 juni 2021 schreef Contourdetwern aan Xlab in een e-mail: “We willen dan het traject afhechten van het keuzeproces voor onze applicatie voor het primaire proces. En we willen dan graag met jullie vooruitkijken hoe we de overgang naar een andere applicatie voor gaan bereiden en hoe we kunnen komen tot een conversie van data die we over willen nemen in de nieuwe applicatie. Wat hebben we daarvoor van elkaar nodig?”

Op 7 juli 2021 vond een Teams-vergadering plaats, waarbij de directeur van Contourdetwern notities maakte. Daarin was onder meer opgenomen: “Hulpaanbod vanuit Xlab om zacht mee te landen evt. in connectie met de andere partij (lees de nieuwe leverancier). () Read only data bestand tegen X bedrag voor hosting en Escrow (bv 3 maanden inzien). (Toev CdT: Xlab zou hierover documentatie sturen)”.

Bij e-mail van 2 september 2021 schreef Contourdetwern aan Xlab: “Ter voorbereiding op de conversie straks, heeft de nieuwe leverancier een aantal vragen over op welke wijze straks de data ontsloten wordt. Via webservice, datadump of vanuit exports. Kunnen zij met jou hierover contact opnemen.” Xlab beantwoordde deze vraag bevestigend op 3 september 2021.

Op 4 november 2021 schreef Contourdetwern aan Xlab: “Wij beëindigen het contract met de reguliere dienstverlening van Xlab dat verlengd is tot 1-1-2022 middels het document “KeDO BLIK verlenging 6 maanden”” () De beëindiging heb ik op 4 juni telefonisch aangekondigd en is verder besproken in onze Teamsvergadering op 7 juli. lk zal dit aanstaande maandag ook nog per brief bevestigen zoals vandaag afgesproken.”

Xlab wilde zich daar dus niet bij neerleggen.

Arrest

Allereerst concludeerde het hof dat de verlengingsovereenkomst rechtsgeldig kon worden opgezegd als dat schriftelijk gebeurde vóór 1 oktober 2021 en Xlab dat per e-mail bevestigde. Het hof verduidelijkte echter al snel “een dergelijk schriftelijkheidsvereiste heeft tot doel om te voorkomen dat bij partijen onduidelijkheid bestaat over de vraag of en zo ja op welke datum is opgezegd.” Ook woog het hof mee dat het doel van de verlenging was om Contourdetwern extra tijd te geven om tot een keuze voor een nieuwe applicatie te komen, al dan niet met een andere aanbieder. Door de mondelinge mededeling op 4 juni 2021 aan Xlab dat zij niet de nieuwe applicatie zou leveren, gevolgd door de e-mail van 8 juni 2021 die ging over de overgang naar een andere partij, heeft Contourdetwern er volgens het hof “geen twijfel over laten bestaan wat haar bedoeling was.” Het was duidelijk dat Contourdetwern vanaf 1 januari 2022 niet langer van de applicatie van Xlab gebruik wilde maken en de e-mail van 8 juni 2021 kwalificeerde volgens het hof dan ook als een schriftelijke opzegging van de verlengingsovereenkomst. Dat Xlab had moeten begrijpen dat de verlengingsovereenkomst was opgezegd, volgde uit het feit dat zij tijdens de looptijd had meegewerkt aan de conversie naar de nieuwe applicatie (van een andere leverancier). Het hof stelde: “Het in gebruik nemen van de nieuwe applicatie betekende immers automatisch het einde van het gebruik van de oude applicatie.” Het beroep dat Xlab deed op het schriftelijkheidsvereiste is dan ook naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar aldus het hof. Met andere woorden, de verlengingsovereenkomst was tijdig opgezegd en was geëindigd per 1 januari 2022.

Conclusie

Ook uit dit arrest blijkt dat het er bij een contractueel vastgelegd schriftelijkheidsvereiste om gaat of een bericht de ander tijdig heeft bereikt en of de ander dit bericht ook heeft begrepen. Het veiligst is het natuurlijk om de formele vereisten in het contract na te leven. Maar als dat (om welke reden dan ook) niet is gebeurd, betekent dat niet dat alles verloren is. En omgekeerd, als niet alle regeltjes strikt zijn nageleefd, betekent dat niet dat je de wederpartij daarop kunt pakken en dat een partij automatisch is verlengd. Het gaat erom of de ander het bericht ontvangen heeft en of hij het bericht ook begrepen heeft: inhoud gaat boven de vorm.

Voor de vraag of de ontvanger dit bericht zou heeft begrepen is de onderlinge correspondentie van belang. Ook is van belang hoe de ontvanger heeft gehandeld. Als daaruit kan worden afgeleid dat de ontvanger de boodschap heeft begrepen, kan hij zich niet verschuilen achter een vormvereiste.