De belangrijkste verplichtingen in de CSDD voor voedselproducenten

Het doel van de CSDD is – kort samengevat - het vaststellen van regels over zorgvuldigheidsverplichtingen door ondernemingen. Hierbij gaat het om regels over feitelijke en potentiële negatieve effecten op de mensenrechten en het milieu met betrekking tot eigen activiteiten, de activiteiten van dochterondernemingen en de activiteiten van de waardeketen die worden uitgevoerd door gevestigde zakelijke relaties. Bedrijven kunnen dit doen door het identificeren, voorkomen, verminderen en verantwoorden van hun negatieve effecten voor mensenrechten en milieu, en door te zorgen voor adequate governance, beheersystemen en maatregelen daartoe. De CSDD definieert de gevestigde zakelijke relaties als: zakelijke relaties, direct of indirect, die duurzaam zijn of waarvan wordt verwacht dat zij duurzaam zullen zijn, gelet op de intensiteit of de duur ervan, en die geen verwaarloosbaar of slechts bijkomstig onderdeel van de waardeketen vormen. De gevestigde aard van deze zakelijke relaties moet periodiek (ten minste elke twaalf maanden) worden beoordeeld.

Negatieve effecten mensenrechten en milieu

De activiteiten die kunnen leiden tot negatieve effecten voor mensenrechten en het milieu kunnen voorkomen in de eigen activiteiten van ondernemingen, in hun dochterondernemingen, producten en waardeketens. Deze activiteiten doen zich voor bij de inkoop van grondstoffen, productie, of bij de verwijdering van producten of afval. Voor de waardeketen geldt dat deze betrekking heeft op activiteiten die verband houden met de productie van goederen of de verlening van diensten door een onderneming. Hierbij gaat het om de ontwikkeling van het product of de dienst en het gebruik en de verwijdering van het product alsook de verbonden activiteiten van gevestigde zakelijke relaties van de onderneming die grondstoffen, producten of onderdelen van producten ontwerpen, ontginnen, vervaardigen, vervoeren en leveren. Of bedrijven die diensten verlenen aan de onderneming die nodig zijn om de activiteiten van de onderneming uit te voeren, maar ook die producten, onderdelen van producten of diensten van de onderneming gebruiken of ontvangen tot het einde van de levenscyclus van het product. Denk aan onder meer de verdeling van het product naar detailhandelaren, het vervoer en de opslag van het product, de ontmanteling van het product, de recycling, compostering of het storten ervan.

Voor welke bedrijven?

De zorgvuldigheidsverplichtingen gelden enkel voor de ondernemingen die vallen onder het toepassingsbereik van de CSDD. Deze bepaalt namelijk dat EU-ondernemingen met gemiddeld meer dan 500 werknemers en een wereldwijde netto-omzet van meer dan €150 miljoen, in het boekjaar voorafgaand aan het laatste boekjaar de passende zorgvuldigheidsverplichtingen moeten naleven. De zorgvuldigheidsverplichtingen gelden ook voor EU-ondernemingen die in het boekjaar voorafgaand aan het laatste boekjaar meer dan 250 werknemers en een wereldwijde netto-omzet van meer dan €40 miljoen hadden en die actief zijn in een of meer sectoren met een bijzonder grote impact. Hierbij gaat het onder meer om de productie van textiel, leder en verwante producten (met inbegrip van schoeisel), de groothandel in textiel, kleding en schoeisel; landbouw, bosbouw, visserij (met inbegrip van aquacultuur), de productie van voedingsproducten, de groothandel in landbouwgrondstoffen, levende dieren, hout, voeding en dranken, etc. Onder het toepassingsbereik van de CSDD vallen eveneens ondernemingen uit derde landen die in het boekjaar voorafgaand aan het laatste boekjaar een netto-omzet van ten minste €150 miljoen in de Unie hebben behaald. Tenslotte vallen hieronder ook bedrijven die in het boekjaar voorafgaand aan het laatste boekjaar een netto-omzet hadden van meer dan €40 miljoen maar minder dan €150 miljoen in een of meer sectoren met een bijzonder grote impact.

CSDD voor voedselproducenten

Bedrijven die actief zijn in de productie van voedingsproducten evenals de groothandel in landbouwgrondstoffen, levende dieren, voeding en dranken moeten zich aan de zorgvuldigheidsverplichtingen van de CSDD houden. Dit betekent dat veel levensmiddelenbedrijven in Nederland de zorgvuldigheidsverplichtingen en de daaruit voortvloeiende zorgvuldigheidsmaatregelen op grond van de CSDD moeten naleven en toepassen.

De zorgvuldigheidsverplichtingen van bedrijven op grond van de CSDD

Ondernemingen moeten stappen nemen om zorgvuldigheidsmaatregelen op te stellen en uit te voeren met betrekking tot zowel de eigen activiteiten als dochterondernemingen en gevestigde directe en indirecte zakelijke relaties in hun waardeketens. Het proces van passende zorgvuldigheid omvat de stappen die hierover zijn opgenomen in de OESO-richtsnoeren. Dit zijn de volgende stappen: integratie van passende zorgvuldigheid in beleidsmaatregelen en managementsystemen, vaststelling en beoordeling van negatieve effecten op de mensenrechten en het milieu, preventie, beëindiging of minimalisering van feitelijke en potentiële negatieve effecten op de mensenrechten en milieueffecten, beoordeling van de doeltreffendheid van maatregelen, communicatie en verstrekking van herstel. Deze verplichtingen en maatregelen in het kader van passende zorgvuldigheid zijn eveneens opgenomen in de artikelen 5 tot en met 11 van de CSDD.

Beleid passende zorgvuldigheid

Een eerste verplichting voor de onderneming onder de CSDD is dat de onderneming over een beleid inzake passende zorgvuldigheid dient te beschikken (artikel 5 CSDD). Dit beleid dient volgens artikel 5 CSDD de volgende elementen te bevatten:

a) een beschrijving van de aanpak van de onderneming, ook op de lange termijn, op het gebied van passende zorgvuldigheid;

b) een gedragscode waarin de regels en beginselen worden beschreven die door de werknemers en dochterondernemingen van de onderneming moeten worden nageleefd (waarbij de gedragscode van toepassing moet zijn op alle relevante bedrijfsfuncties en -activiteiten, met inbegrip van beslissingen inzake aankoop en inkoop) en

c) een beschrijving van de processen die zijn ingevoerd om passende zorgvuldigheid toe te passen, met inbegrip van de maatregelen die zijn genomen om de naleving van de gedragscode te controleren en om de toepassing ervan uit te breiden tot gevestigde zakelijke relaties.

Passende maatregelen

Om aan de verplichtingen inzake passende zorgvuldigheid te voldoen, moeten ondernemingen bovendien maatregelen nemen met betrekking tot het identificeren (artikel 6), voorkomen (artikel 7) en beëindigen (artikel 8) van negatieve effecten. Voor de identificatie van de potentiële en feitelijke negatieve effecten, moet de identificatie gebaseerd zijn op kwantitatieve en kwalitatieve informatie. De onderneming moet bijvoorbeeld het effect van het bedrijfsmodel en de bedrijfsstrategieën van een zakelijke relatie vaststellen en beoordelen, met inbegrip van handels-, inkoop- en prijsstellingspraktijken.

De onderneming moet, na het vaststellen van potentiële negatieve effecten, een aantal maatregelen nemen. Namelijk:

• indien nodig een preventief actieplan ontwikkelen en uitvoeren, met redelijke en duidelijk omschreven tijdschema’s voor maatregelen en kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren voor het meten van verbeteringen;
• contractuele afspraken maken met directe zakelijke relaties welke garanderen dat de gedragscode en preventief actieplan van de onderneming zullen worden nageleefd (vergezeld van passende maatregelen om de naleving te controleren) en de nodige investeringen doen, bijvoorbeeld in beheers- of productieprocessen en infrastructuur.

Bovendien bepaalt de CSDD dat wanneer de potentiële negatieve effecten niet door middel van de voornoemde maatregelen worden voorkomen of voldoende beperkt, de onderneming af moet zien van het aangaan van nieuwe relaties of het uitbreiden van bestaande relaties met de betreffende partner. De onderneming moet ofwel de commerciële relaties met de zakenpartner tijdelijk opschorten dan wel beëindigen (indien het negatieve effect ernstig is).

Maatregelen voor negatieve effecten

Een volgende belangrijke verplichting voor ondernemingen volgt uit artikel 8 CSDD. De CSDD bepaalt dat wanneer aan de negatieve effecten geen einde kan worden gemaakt, de onderneming een aantal maatregelen moet nemen. Het gaat om de volgende maatregelen:

• het betalen van schadevergoeding aan de getroffen personen en een financiële compensatie aan de getroffen gemeenschappen;
• een corrigerend actieplan opstellen en uitvoeren met redelijke en duidelijk omschreven tijdschema’s voor maatregelen en kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren voor het meten van verbeteringen;
• trachten contractuele garanties te verkrijgen van een directe partner waarmee zij een gevestigde zakelijke relatie hebben, dat deze ervoor zal zorgen dat de gedragscode en, zo nodig, een corrigerend actieplan wordt nageleefd, onder meer door overeenkomstige contractuele garanties te verkrijgen van zijn partners voor zover hun activiteiten deel uitmaken van de waardeketen (cascadeovereenkomsten)
• de nodige investeringen doen, bijvoorbeeld in beheers- of productieprocessen en infrastructuur.

Klachtenprocedure

Ook moet de onderneming op grond van artikel 9 CSDD beschikken over een klachtenprocedure zodat personen en organisaties klachten kunnen indienen wanneer zij gerechtvaardigde bezorgdheid hebben over feitelijke of potentiële negatieve effecten met betrekking tot hun eigen activiteiten, de activiteiten van hun dochterondernemingen en hun waardeketens.

Ondernemingen moeten tot slot hun eigen activiteiten en maatregelen, die van hun dochterondernemingen en, indien deze verband houden met de waardeketens van de onderneming, die van hun gevestigde zakelijke relaties periodiek evalueren. Dit om de doeltreffendheid van de identificatie, preventie, beperking, beëindiging en het tot een minimum beperken van de omvang van negatieve effecten op de mensenrechten en negatieve milieueffecten te controleren.

Kleine en middelgrote ondernemingen

Ook kleine en middelgrote ondernemingen, hoewel in principe uitgezonderd van de CSDD, kunnen indirect worden geconfronteerd met de CSDD. Dit is bijvoorbeeld het geval als deze ondernemingen als directe of indirecte zakelijke relatie levert aan een onderneming die wel onder het toepassingsbereik van de CSDD valt. Zij kunnen geconfronteerd worden met kosten omdat zij op verzoek van grotere zakenpartners eisen moeten stellen aan hun eigen leveranciers. Wel is in de CSDD opgenomen dat wanneer contractuele garanties worden verkregen van of een overeenkomst wordt gesloten met een kleine of middelgrote onderneming, de gebruikte voorwaarden eerlijk, redelijk en niet-discriminerend moeten zijn. Ook bepaalt de CSDD dat wanneer ten aanzien van kleine en middelgrote ondernemingen maatregelen worden genomen om naleving te verifiëren, de onderneming de kosten van de verificatie door een onafhankelijke derde partij moet dragen.

Conclusie

Er zal binnenkort dus een aanzienlijke hoeveelheid verplichtingen gelden voor ondernemingen op grond van de CSDD. De verwachting is dat de CSDD eind dit jaar of begin volgend jaar wordt gefinaliseerd, waarna de lidstaten deze wetgeving binnen twee jaar moeten omzetten in nationale wetgeving. Levensmiddelenbedrijven doen er daarom goed aan om tijdig te oriënteren inzake de zorgvuldigheidsverplichtingen die zullen gelden op grond van de CSDD, evenals de maatregelen die in dat kader moeten worden genomen en geïmplementeerd.

Op donderdag 28 september organiseren we een Ploum Academy over de Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) en de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Klik op de volgende link voor meer informatie en om u in te schrijven: Ploum Academy Supply Chain Due Diligence.