Blijf alert: spookfacturen voor merkregistraties en -vernieuwingen worden steeds echter

Spookfacturen, een inmiddels maar al te bekend begrip waar wij onze cliënten nog steeds dagelijks voor waarschuwen en ook veel vragen over krijgen. En niet alleen omdat er steeds meer malafide bedrijven bij zijn gekomen die spookfacturen versturen, maar misschien nog wel meer omdat deze nepfacturen er steeds echter uit zijn gaan zien. Criminelen maken gebruik van de openbaarheid van bijv. de merkenregisters en sturen aanbiedingen die eruit zien als rekeningen van officiële instanties om merken op te nemen op vage websites of om merken tegen hoge kosten te vernieuwen. Ondanks alle waarschuwingen worden ondernemingen groot en klein het slachtoffer van deze criminele activiteiten.

Net echt

Waar het vroeger een vrij ‘amateuristische’ e-mail was met een duidelijk niet kloppend adres en/of bankrekeningnummer, zien we nu spookfacturen voorbij komen waar zelfs een professioneel uitziende website achter zit. Zo ontving een van onze cliënten een paar weken geleden een rekening van Trademarks Worldwide, volgens de geloofwaardige website een in het Verenigd Koninkrijk gevestigd kantoor gespecialiseerd in het intellectuele eigendom. Gelukkig werd deze factuur naar ons doorgestuurd omdat onze cliënt toch wat argwanend was.

Daarnaast worden fraudeurs steeds brutaler en weten ze de juiste personen de juiste e-mail te sturen: een factuur voor merkuitbreiding naar de EU precies op het moment dat het Benelux-merk is geregistreerd, of een eenmalig ‘goedkoop’ aanbod voor de vernieuwing van een merkregistratie die inderdaad over een paar maanden komt te vervallen. Dit maakt de twijfel vaak nog groter, omdat het voor cliënten vaak een logisch bericht op een logisch moment is!

Gevecht tegen de fraudeurs

Schattingen gaan uit van een conversion rate van 2%. Twee procent van alle spookfacturen wordt betaald! Met factuurwaardes van vaak EUR 1.000 tot 2.000 per stuk leidt dit tot een enorme schade voor het bedrijfsleven. En juist de mensen die betalen, weten vaak niet dat zij opgelicht zijn.

Niet alleen wij waarschuwen onze cliënten voor spookfacturen en sporen hen aan om bij ook maar een kleine twijfel een ontvangen factuur (met envelop) naar ons door te sturen. De Europese merkhoudersorganisatie MARQUES neemt deel aan het Anti-Scam Network onder leiding van het Europees bureau voor de Intellectuele Eigendom (EUIPO) waaraan ook Europol en de nationale merkeninstanties deelnemen, om het fraudeurs zo moeilijk mogelijk te maken. Ploum-partner Willem Leppink is lid van het dagelijks bestuur van MARQUES en maakt deel uit van het speciaal hiervoor opgerichte anti-scam team. Het netwerk houdt onder andere een database bij met voorbeelden van spookfacturen. Deze lijst wordt continu aangevuld en is via de website van het EUIPO te raadplegen: Misleading invoices (europa.eu).

Ploum helpt

• Merken in beheer bij Ploum en toch een factuur van een ander ontvangen voor merken die wij in beheer hebben? Niet betalen!
• Stuur de facturen gerust aan ons op, het liefst met enveloppe. Wij zorgen dat deze bij de autoriteiten komen;
• Kijk kritisch naar het eigen betalingsproces. Geeft er altijd iemand goedkeuring die inhoudelijk van de geleverde diensten op de hoogte is?
• Bij twijfel – bel ons. Wij helpen graag.