Rapportageplicht zakelijk en woon-werkverkeer: waar moet u aan denken?

Waarom een rapportageverplichting?

De rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit vloeit voort uit het Klimaatakkoord en is in het leven geroepen om de reductie van de uitstoot bij te houden. Werkgevers moeten de registratie jaarlijks indienen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), zodat de RVO kan berekenen hoeveel CO2-uitstoot voor personenverkeer kan worden toegerekend aan werkgevers. Met de rapportage wordt onderzocht of de gezamenlijke CO2-uitstoot van werkgevers met meer dan 100 werknemers onder een bepaald plafond blijft. Blijkt dit niet het geval te zijn, dan wordt in de regelgeving een maximum CO2-uitstoot voor werkgevers opgenomen.

Rapportageplicht zakelijk en woon-werkverkeer

Werkgevers moeten bijhouden hoeveel kilometers de werknemers jaarlijks afleggen in het kader van hun werk. De registratie bestaat uit een aantal onderdelen:

• De registratie van zakelijke reizen is opgedeeld in drie categorieën. Het gaat om reizen met leasevoertuigen of eigen voertuigen van de werkgever, door gebruik van mobiliteitsdiensten of reizen op basis van declaraties. De laatste categorie ziet bijvoorbeeld op de declaraties van werknemers voor het reizen met het openbaar vervoer of deelmobiliteit. Binnen elke categorie moet de afgelegde afstand per vervoersmiddel en per type brandstof worden vastgelegd.
• Het woon-werkverkeer wordt apart geregistreerd. Ook hier moet per vervoersmiddel het aantal kilometers per jaar worden vastgelegd.

De informatie moet steeds voor 1 juli van het opvolgende jaar worden ingevuld in een webformulier van de RVO. Op basis van de gegevens berekent de RVO de CO2-uitstoot. De uitkomst kan door werkgevers worden gebruikt als startpunt voor het verduurzamen van de mobiliteitsregelingen.

Gevolgen voor de registratie

Het kan nodig zijn om de registratie van het woon-werkverkeer en van de zakelijke reizen aan te passen, omdat de gegevens nog niet op één plek worden verzameld. In het kader van het aanpassen van de registratie is het goed om bij de volgende zaken stil te staan:

• Ten aanzien van de zakelijke reizen moet worden nagegaan of eventuele externe partijen (leasemaatschappij of mobiliteitsdienst) een overzicht van de gereden kilometers kunnen aanleveren. Het is goed om in overleg treden met deze partijen over de wijze waarop het overzicht wordt aangeleverd.
• De declaratieformulieren en/of het declaratiesysteem moeten mogelijk worden aangepast. Als de werknemers de kosten voor reizen declareren, dan moet uit de declaratie kunnen worden afgeleid voor welk vervoersmiddel, welk type brandstof en hoeveel kilometers de declaratie is ingediend.
• Voor het woon-werkverkeer zijn er twee opties. Als de werknemers alle ritten declareren of gebruikmaken van een mobiliteitsplatform, dan kan de werkgever een ritregistratie bijhouden. De andere mogelijkheid is het afnemen van een enquête onder het personeel over het woon-werkverkeer. Aan de enquête zijn bepaalde representativiteitsvoorwaarden verbonden.

Privacy

Bij de registratie van de afgelegde kilometers bij het woon-werkverkeer en de zakelijke reizen worden persoonsgegevens van de werknemers verwerkt. Dat betekent dat de AVG van toepassing is op het vormgeven en aanpassen van de registratie. De werkgever heeft daarbij de verplichting om na te gaan of de gegevens op een rechtmatige manier worden verwerkt. In dit geval is die grondslag het uitvoeren van een wettelijke verplichting. Uit de privacyverklaring voor werknemers moet blijken dat de reisgegevens van de werknemers worden verzameld, onder omschrijving van o.a. het doel en de bewaartermijnen.

Rol van de OR

De OR heeft mogelijk een instemmingsrecht bij het aanpassen/introduceren van de registratie. Het antwoord op de vraag of dit het geval is, is voornamelijk afhankelijk van de mate waarin de registratie wijzigt en hoe de wijzigingen worden geïmplementeerd. De OR zou kunnen claimen dat hier sprake is van een regeling op het gebied van – kort gezegd – een personeelscontrolesysteem (artikel 27 sub l WOR). Het is echter nog maar de vraag of het door middel van de registratie daadwerkelijk mogelijk is om het gedrag en de prestaties van werknemers te beoordelen.

Werk aan de winkel!

De registratie over 2024 (1 juli 2024 tot en met 31 december 2024) moet uiterlijk op 30 juni 2025 worden ingediend. Het verdient aanbeveling om op korte termijn de registratie van de personenmobiliteit in lijn te brengen met de vereisten van de rapportageplicht.

Vragen over de rapportageplicht of de aandachtspunten bij het aanpassen van de registratie? Neem dan contact op met onze sectie Arbeidsrecht.