Het belang van de claimbrief bij juridische procedures

Wat houdt rauwelijks dagvaarden in?

Rauwelijks dagvaarden betekent dat een partij direct wordt gedagvaard zonder dat er voorafgaand een claimbrief of aanmaning is verstuurd. Deze handelswijze kan onverwacht en nadelig zijn, vooral omdat de gedaagde niet de kans heeft gehad om de situatie buitengerechtelijk op te lossen.

Hoewel het indienen van een buitengerechtelijk verzoek tot betaling in beginsel vormvrij is, wat onlangs nog eens door de Rechtbank Noord-Holland is bevestigd in een uitspraak van 29 mei 2024 (ECLI:NL:RBNHO:2024:5698), blijft het cruciaal dat de eiser aan kan tonen dat de claimbrief daadwerkelijk de wederpartij heeft bereikt. Het is dus niet per se verplicht om een claim via een webformulier in te dienen, maar de brief of e-mail moet wel worden gestuurd naar een bestaand (en werkend e-mail) adres. Het ontbreken van een ontvangstbevestiging kan namelijk leiden tot compensatie van de proceskosten, wat een nadelige uitkomst kan zijn voor de eiser. Recentelijk heeft de rechtbank Noord-Holland dit ook nog eens bevestigd, in haar uitspraak van 1 mei 2024 (ECLI:NL:RBNHO:2024:3757), waarin de proceskosten werden gecompenseerd omdat de eiser niet kon aantonen dat de claimbrief was ontvangen door de gedaagde.

Gevolgen van rauwelijks dagvaarden

Hoewel rauwelijks dagvaarden niet leidt tot niet-ontvankelijkheid van de vordering, heeft het dus vaak wel invloed op de proceskostenveroordeling. In Nederland geldt voor civiele procedures dat de verliezende partij in beginsel de proceskosten van beide partijen dient te betalen. Dit omvat kosten zoals het salaris van de advocaat, het griffierecht en de deurwaarderskosten. Dit zijn allemaal kosten die, wanneer de eiser in het gelijk wordt gesteld, in beginsel voor rekening van de gedaagde komen. Wanneer echter rauwelijks wordt gedagvaard, kan de rechter besluiten om de proceskosten te compenseren. Dit betekent dat beide partijen hun eigen kosten dragen, wat ongunstig is voor de eiser die mogelijk al aanzienlijke kosten heeft gemaakt om de zaak voor de rechter te brengen.

In sommige gevallen kan rauwelijks dagvaarden zelfs leiden tot een veroordeling van de eiser tot het betalen van de proceskosten van de gedaagde (zie bijvoorbeeld de uitspraak van de rechtbank Noord-Holland van 5 januari 2022 (ECLI:NL:RBNHO:2022:901)). Dit is een onwenselijke uitkomst voor de eiser, vooral als de zaak een relatief laag belang heeft en de eiser anderszins sterk zou hebben gestaan, ook met betrekking tot de proceskostenveroordeling. Het risico van een dergelijke uitkomst benadrukt het belang van het sturen van een claimbrief en het voeren van correcte pre-procedurele correspondentie.

Het belang van een claimbrief

Een claimbrief is een formele schriftelijke mededeling waarin de vordering wordt uiteengezet en de wederpartij de mogelijkheid krijgt om aan de vordering te voldoen, voordat een juridische procedure wordt gestart. Het doel van deze brief is om de wederpartij te informeren en een laatste kans te geven om het geschil buitengerechtelijk op te lossen. Dit voorkomt niet alleen onnodige juridische procedures, maar beschermt ook de eiser tegen mogelijke negatieve proceskostenveroordelingen.

Voor de eiser is het belangrijk om de wederpartij (idealiter meermaals) aan te manen en een redelijke termijn te gunnen om te reageren. Dit biedt de gedaagde de kans om te voldoen aan de vordering, waardoor een rechtszaak mogelijk vermeden kan worden. Wanneer de gedaagde echter niet reageert of niet voldoet aan de vordering, kan de eiser overgaan tot dagvaarding. Op dat moment is het van belang dat de eiser kan aantonen dat de claimbrief daadwerkelijk is verzonden en dat deze brief de wederpartij heeft bereikt.

Bewijslast en juridische basis

De juridische grondslag voor het belang van de ontvangst van de claimbrief is te vinden in artikel 3:37 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Dit artikel stelt dat een verklaring, zoals een claimbrief, pas werking heeft wanneer deze de wederpartij heeft bereikt. Het is dus niet voldoende om slechts aan te tonen dat de claimbrief is verstuurd. Van belang is dat de claimbrief de gedaagde heeft bereikt.

Om te voldoen aan de bewijslast dat de wederpartij de aanmaning heeft ontvangen, is het raadzaam om gebruik te maken van aangetekende brieven en lees- en ontvangstbevestigingen bij e-mails. Dit zorgt ervoor dat de eiser kan aantonen dat de brief niet alleen is verstuurd, maar ook daadwerkelijk is ontvangen door de gedaagde. Het is belangrijk om deze correspondentie zorgvuldig te bewaren, zowel fysiek als digitaal, voor het geval dit later nodig is in een juridische procedure.

Conclusie

Het vooraf sturen van een claimbrief is van groot belang om als eiser de kans op een volledig succesvolle uitkomst in een gerechtelijke procedure te vergroten. Niet alleen biedt het de wederpartij de mogelijkheid om het geschil buitengerechtelijk op te lossen, maar het beschermt de eiser ook tegen negatieve proceskostenveroordelingen. Door correct om te gaan met pre-procedurele stappen, zoals het verzenden van aangetekende brieven en het bewaren van ontvangstbevestigingen, kunnen onnodige risico's worden vermeden.

Mocht u vragen hebben over dit onderwerp of over handels- en transportrechtelijke kwesties, dan kunt u contact opnemen met het team Customs, Trade & Logistics van Ploum. Jeroen Zandt (j.zandt@ploum.nl) en Demi van Hove-Dinkov (d.vanhove@ploum.nl) staan u graag te woord.