Deel 5 van ‘Alles over de ondernemingsraad’: het informatierecht

In onze serie blogs over de WOR, ‘Alles over de ondernemingsraad’, nemen we u mee in alle ins en outs van de Wet op de Ondernemingsraden. Elke twee weken publiceren wij een blog, waarin wij een interessant thema uitlichten. Deze week: het informatierecht van de OR. Onze eerdere blogs vindt u hier.

Het informatierecht

De twee belangrijkste en bekendste rechten van de OR, het adviesrecht en het instemmingsrecht, hebben wij in onze vorige blogs behandeld. Maar de OR heeft meer wettelijke rechten. Deze week staan wij stil bij het informatierecht van de OR.

‘Alle inlichtingen en gegevens’

De WOR wijdt er een apart hoofdstuk aan: het verstrekken van inlichtingen aan de OR. Dat begint gelijk met de belangrijkste bepaling: de ondernemer is verplicht om ‘alle inlichtingen en gegevens’ aan de OR te verstrekken, die de OR nodig acht voor zijn taakvervulling.

De OR kan dus om (aanvullende) informatie vragen en de ondernemer zal niet snel kunnen zeggen dat de OR die informatie niet nodig heeft voor zijn taak – bijvoorbeeld het adviseren over een voorgenomen besluit. In de rechtspraak is uitgemaakt dat het de OR is, en niet de ondernemer, die bepaalt welke informatie nodig is.

Welke informatie de OR exact wel en niet kan vragen, hangt af van de omstandigheden van het geval. In het algemeen zal de OR niet kunnen verzoeken om informatie die duidelijk losstaat van zijn taken of activiteiten en die geen enkel nut heeft. Ook als het gaat om bedrijfsgeheimen, (concurrentie)gevoelige informatie of (bijzondere) persoonsgegevens, zullen de ondernemer en OR daar voorzichtig mee om moeten gaan – maar dat wil nog niet zeggen dat de OR nooit recht heeft op dit soort informatie. De WOR biedt in elk geval de mogelijkheid om ten aanzien van bepaalde documenten of onderwerpen expliciet geheimhouding op te leggen aan OR-leden.

Verplichte informatie

Naast het feit dat de OR om alle noodzakelijke informatie kan vragen, heeft de ondernemer de verplichting om periodiek bepaalde informatie met de OR te delen. Het gaat dan grofweg om de volgende onderwerpen, die zijn geregeld in art. 31 t/m 31f WOR:

• Gegevens over de onderneming en het concern;
• Financiële gegevens, waaronder de jaarrekening;
• Algemene gegevens over (groepen) werknemers en het sociale beleid;
• Informatie over de hoogte en inhoud van arbeidsvoorwaarden per groep werknemers in de organisatie (indien er in de regel minstens 100 werknemers werkzaam zijn);

Los van deze onderwerpen bepaalt artikel 24 WOR dat de OR ook tijdig moet worden geïnformeerd over voorgenomen besluiten die in voorbereiding zijn. Op die manier kan de OR niet worden ‘overvallen’ met een geheel nieuw(e) adviesaanvraag of instemmingsverzoek. Dit is een belangrijke stap in elk advies- of instemmingstraject.

Privacy

Uiteraard geldt in alle gevallen dat de ondernemer wel rekening moet houden met de AVG en andere privacywetgeving. Er mogen dus niet zomaar gegevens worden verstrekt die herleidbaar zijn naar individuele personen, bijvoorbeeld wanneer het gaat over het salaris en andere arbeidsvoorwaarden. De WOR houdt hier ook rekening mee, bijvoorbeeld door voor te schrijven dat informatie over arbeidsvoorwaarden alleen per groep van minimaal 5 werknemers gegeven moet worden.

Invloed op advies- of instemmingstraject

Het informatierecht lijkt eenvoudig, maar is van groot belang. Regelmatig verliezen ondernemers een juridische procedure over een besluit, omdat er onvoldoende informatie is gedeeld met de OR. De OR voert dan aan dat hij niet tot een gedegen advies of instemming had kunnen komen.

Een voorbeeld is de bekende Uniface-zaak. De OR was om advies gevraagd over een verkoop van de onderneming. De OR vroeg herhaaldelijk om extra informatie en toelichting op het voorgenomen besluit, aangezien het een complex geheel was. De OR ontving de verzochte informatie niet, nauwelijks, en/of te laat. De OR adviseerde uiteindelijk negatief, mede vanwege de ontoereikende informatieverstrekking door de ondernemer. De Ondernemingskamer zag dat ook zo en gaf expliciet aan dat de ondernemer de adviesaanvraag voldoende had moeten documenteren, vooraf informatie had moeten verstrekken, en inhoudelijk had moeten reageren op vragen.

Een ander voorbeeld is een reorganisatie bij Media Groep Limburg. De ondernemer had hier aangevoerd dat de noodzaak tot reorganisatie al voldoende bleek uit de financiële stukken die de OR kreeg op grond van art. 31a WOR. De Ondernemingskamer oordeelde dat die informatie in dit geval onvoldoende was: de OR moest immers wel inzicht krijgen in de noodzaak tot reorganisatie (en eventuele mogelijkheden tot andersoortige kostenbesparingen). De link tussen de cijfers en de noodzaak tot ontslag ontbrak in de adviesaanvraag, en daarom oordeelde de Ondernemingskamer dat Media Groep Limburg haar voorgenomen besluit niet had kunnen nemen.

Conclusie

Kortom: ondernemers moeten goed bedenken welke informatie noodzakelijk is bij het doen van een adviesaanvraag of instemmingsverzoek, en die proactief verstrekken. Hoe beter de adviesaanvraag of het instemmingsverzoek is onderbouwd, hoe gemakkelijker het proces zal verlopen. Als de OR om meer informatie vraagt, moet de ondernemer daar in het algemeen niet te terughoudend mee omgaan, om te voorkomen dat het besluit uiteindelijk stukloopt bij de Ondernemingskamer.

Vragen over dit onderwerp, of een andere kwestie rondom ondernemingsraden? Wij adviseren graag. Ons team Arbeidsrecht heeft jarenlange ervaring en staat zowel ondernemingsraden als ondernemers bij. U kunt bij ons terecht met al uw kwesties: van snelle praktische vragen tot grote OR-trajecten over bijvoorbeeld een reorganisatie of bedrijfsovername. Daarbij kijken we niet alleen naar de wet en de laatste rechtspraak, maar uiteraard ook naar de strategie en de samenwerking tussen OR en bestuurder. Ook hebben wij veel ervaring met juridische procedures tussen ondernemer en ondernemingsraad. Meer weten? Neem contact op met Rutger Ploum, Simon Tan of één van de andere specialisten uit ons team Arbeidsrecht.