De kleine lettertjes/algemene voorwaarden; noodzakelijk kwaad?

Wat zijn algemene voorwaarden en wanneer gebruik je algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn standaardbedingen, die zijn opgesteld om in meerdere overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven.

Hieruit volgt dat een beding in de algemene voorwaarden allereerst bestemd moet zijn om meermalen gebruikt te worden. Daarnaast mag het beding géén kernbeding zijn, oftewel het beding mag niet de kern van de prestatie betreffen. Bij een kernbeding moet u bijvoorbeeld denken aan de prijs of hoeveelheid. Deze kernbedingen worden opgenomen in de overeenkomst en verschillen in de regel per overeenkomst.

Het is overigens niet aan de partijen om te bepalen of een beding een algemene voorwaarde is of niet. Er moet steeds per geval worden beoordeeld of het beding voldoet aan de definitie van een algemene voorwaarde zoals aangegeven in de hiervoor opgenomen alinea’s.

Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Het is niet verplicht algemene voorwaarden te hebben. Het gebruik van algemene voorwaarden is wel raadzaam voor uw onderneming.

Indien u vaker eenzelfde soort overeenkomsten sluit, kan het gebruik van algemene voorwaarden ervoor zorgen dat u sneller en gemakkelijker overeenkomsten kunt sluiten. De specifieke afspraken oftewel de kernbedingen, kunnen dan worden vastgelegd in een korte(re) overeenkomst.

Daarnaast kunnen de financiële risico’s voor uw onderneming worden beperkt in de algemene voorwaarden, bijvoorbeeld door het opnemen van een aansprakelijkheidsbepaling, betalings- en leveringsbepalingen en een eigendomsvoorbehoud.

Wanneer zijn de algemene voorwaarden van toepassing?

Het enkel hebben van algemene voorwaarden is niet genoeg. Ze moeten ook van toepassing zijn. Hoe zorgt u ervoor dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn? Het is allereerst (i) van belang dat de algemene voorwaarden daadwerkelijk en tijdig van toepassing worden verklaard op een overeenkomst. Ten tweede (ii) dienen de algemene voorwaarden te worden aanvaard door de wederpartij. Tenslotte (iii) dient u de algemene voorwaarden (tijdig) ter hand te stellen aan de wederpartij.

Ad (i) en (ii) Van toepassing verklaren en aanvaarding door de wederpartij

Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden gelden in beginsel de normale regels van aanbod en aanvaarding. U moet (ten eerste) uw algemene voorwaarden van toepassing verklaren, bijvoorbeeld in uw offerte. Hoofdregel is dat de algemene voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst van toepassing worden verklaard, en niet - zoals vaak voorkomt - pas op de factuur.

Ten tweede dienen de algemene voorwaarden te worden aanvaard door de wederpartij. Dit kan uitdrukkelijk maar ook stilzwijgend door bijvoorbeeld niet te protesteren tegen de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden. Niet van belang hierbij is overigens of de wederpartij daadwerkelijk kennis heeft genomen van de inhoud.

Ad (iii) Mogelijkheid tot kennisneming (informatieplicht)/ter hand stellen

Om de algemene voorwaarden onderdeel te laten worden van de overeenkomst moet (ten derde) de wederpartij een redelijke mogelijkheid krijgen om kennis te nemen van de inhoud van de voorwaarden.[1] De algemene voorwaarden dienen in dit kader in beginsel vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand te worden gesteld (informatieplicht).

Indien niet aan de informatieplicht wordt voldaan, dan zijn de algemene voorwaarden in beginsel vernietigbaar. Bij een succesvol beroep door de wederpartij op vernietiging, kunt u geen beroep meer doen op de algemene voorwaarden. Deze informatieplicht geldt niet ten aanzien van bepaalde partijen, te weten indien de wederpartij meer dan 50 werknemers of een gepubliceerde jaarrekening heeft. Ook indien de wederpartij nagenoeg dezelfde algemene voorwaarden gebruikt, is de informatieplicht niet van toepassing.

Om aan de informatieplicht te voldoen moet u de algemene voorwaarden aan de wederpartij vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand te stellen. Hierbij gaat het om het feitelijk overhandigen van de voorwaarden. De wijze van terhandstelling verschilt en hangt af van de manier waarop de overeenkomst tot stand komt.

Zo kunnen de algemene voorwaarden fysiek ter hand worden gesteld door deze te overhandigen, bijvoorbeeld bij de (fysieke) verstrekking van de offerte. Bij het elektronisch tot stand komen van een overeenkomst, dan volstaat het elektronisch ter beschikking stellen van de algemene voorwaarden. Hierbij is het van belang dat de wederpartij de voorwaarden kan opslaan of downloaden ten behoeve van latere kennisneming, bijvoorbeeld door middel van een Pdf.

Bent u een dienstverrichter die diensten verricht die vallen onder de Dienstenrichtlijn[2], dan geldt dat u vier mogelijkheden heeft om de algemene voorwaarden ter hand te stellen:

1. verstrekking op eigen initiatief;
2. ter beschikking stellen van de algemene voorwaarden op de plek waar de dienst wordt verricht of de overeenkomst wordt gesloten;
3. elektronisch, bijvoorbeeld op de website;
4. in de documentatie waarin de diensten in detail zijn omschreven.

Indien u als start of scale up vragen heeft over dit onderwerp, horen wij het uiteraard graag.