Consultatiedocument Actualisatie Nederlandse Corporate Governance Code

Op 21 februari 2022 heeft de Monitoring Commissie Corporate Governance Code (de Monitoring Commissie) een consultatiedocument gepubliceerd met een voorstel voor actualisatie van de Nederlandse Corporate Governance Code (de Code). De vorige versie van de Code stamt uit 2016 en was als gevolg van een aantal belangrijke ontwikkelingen op het gebied van corporate governance toe aan actualisatie. Zo wordt van vennootschappen steeds meer verwacht dat zij inzicht geven in hoe zij in hun beleid en strategie rekening houden met Environmental, Social & Governance-factoren (ESG) en dat zij maatschappelijk verantwoord ondernemen. Deze en andere maatschappelijke ontwikkelingen, alsmede een aantal wetswijzigingen zijn voor de Monitoring Commissie aanleiding geweest om voorstellen te doen voor actualisering van de Code. Deze voorstellen hebben met name betrekking op de gebieden lange termijn waardecreatie, diversiteit en inclusie en de rol van aandeelhouders. De Monitoring Commissie benadrukt dat het gaat om een actualisatie van de Code en niet om een volledige herziening. De belangrijkste wijzigingen zijn de navolgende:

Lange termijn waardecreatie

• De vennootschap dient als onderdeel van haar strategie voor lange termijn waardecreatie een heldere strategie op het gebied van ESG te formuleren alsmede concrete doelstellingen op de dat gebied (best practice bepaling 1.1.1).
• In het bestuursverslag dient verantwoording te worden afgelegd over: (i) de ESG-strategie, de acties en resultaten, inclusief de effecten in de productie en waardeketen (best practice bepaling 1.1.4), en (ii) de cultuur, de waarden en gestimuleerd gedrag binnen de onderneming en wordt toegelicht hoe daarmee een bijdrage wordt geleverd aan lange termijn waardecreatie (best practice bepalingen 2.5.4 en 2.5.1).
• De aandeelhouders, waaronder institutionele beleggers, dienen het belang van een strategie gericht op lange termijn waardecreatie te onderkennen (best practice bepaling 1.1.5).
• De belangen van relevante stakeholders dienen te worden meegenomen door het bestuur bij het bepalen van de ESG-strategie. Daartoe wordt een beleid voor een stakeholderdialoog opgesteld, welke dialoog wordt gefaciliteerd door het bestuur (best practice bepaling 1.1.6).

Diversiteit en inclusie

• Het bestuur, de raad van commissarissen en het executive committee dienen zodanig te zijn samengesteld dat er een goede balans bestaat tussen deskundigheid, ervaring, competenties, persoonlijke kwaliteiten, leeftijd, genderidentiteit, nationaliteit, (culturele) achtergrond en – voor wat betreft de raad van commissarissen – onafhankelijkheid (principe 2.1).
• In het verslag van de raad van commissarissen wordt opgave gedaan van genderidentiteit (in plaats van geslacht) indien een commissaris dat wenst aan te geven (best practice bepaling 2.1.2).
• De vennootschap dient een beleid te hebben voor diversiteit en inclusie voor de hele onderneming, waarbij er aandacht is voor alle aspecten en persoonskenmerken waarop mensen van elkaar verschillen, zoals genderidentiteit, leeftijd, etniciteit, arbeidshandicaps en seksuele oriëntatie (best practice bepalingen 2.1.5).
• Bij de verantwoording van het beleid voor diversiteit en inclusie dient inzicht te worden gegeven in instroom, doorstroom en retentie van divers talent in de organisatie (best practice bepaling 2.1.6).

Rol van aandeelhouders

• Introductie van een regeling ter stimulering van een dialoog tussen aandeelhouders en de vennootschap (best practice bepaling 4.2.2).
• Het bevorderen van geïnformeerd stemmen door aandeelhouders en, indien gebruik wordt gemaakt van stemadviseurs, het stimuleren van een dialoog tussen die stemadviseurs en de vennootschap (best practice bepaling 4.3.1).
• Invoering van voorschriften op het gebied van het betrokkenheidsbeleid van institutionele beleggers (best practice bepalingen 4.3.5 en 4.3.6).
• Introductie van voorschriften omtrent onthouding van stemmen door aandeelhouders met grotere shortposities dan longposities en omtrent het terughalen van uitgeleende aandelen (best practice bepalingen 4.3.7 en 4.3.8).

Overige wijzigingen

• De regeling omtrent de responstijd (van maximaal 180 dagen) blijft gehandhaafd, maar wordt aangevuld met een samenloopregeling met de in 2021 in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek ingevoerde wettelijke bedenktijd (van maximaal 250 dagen).
• Naar aanleiding van de invoering van artikel 2:135a van het Burgerlijk Wetboek worden de toelichting bij best practice bepaling 3.1.2 over beloningsbeleid en de toelichting bij best practice bepaling 3.4.1 over het remuneratierapport aangepast.
• Naar aanleiding van het rapport ‘Versterking Verantwoordingsketen’, worden de volgende wijzigingen voorgesteld:
  • Het functioneren van de interne audit functie dient ten minste iedere vijf jaar te worden beoordeeld door een onafhankelijke derde (best practice bepaling 1.3.2).
  • De interne audit functie rapporteert de onderzoeksresultaten aan het bestuur en aan de auditcommissie, in plaats van alleen de kern aan de auditcommissie en de volledige resultaten aan het bestuur (best practice bepaling 1.3.5).
  • Bij evaluaties van het bestuur en de raad van commissarissen behoort nadrukkelijker aandacht te worden besteed aan gedrag en cultuur (best practice bepalingen 2.2.6 en 2.2.7.).
  • De interne audit functie meldt signalen van (vermoedens van) materiële misstanden aan de voorzitter van de auditcommissie (best practice bepaling 2.6.4).

De consultatieperiode duurt acht weken en eindigt op 17 april 2022. De Monitoring Commissie streeft ernaar om met inachtneming van de reacties nog dit jaar een aangepaste Code vast te stellen. De aangepaste Code zou dan in werking kunnen treden vanaf het boekjaar beginnend op of na 1 januari 2023.

Het consultatiedocument kan hier worden gedownload.