Dit zijn de aandachtspunten bij export van levensmiddelen naar landen buiten de EU

In de praktijk blijkt vaak dat exporteurs niet voldoen aan de voorschriften voor export, waardoor de levensmiddelen niet dan wel te laat worden uitgevoerd naar het land van bestemming. De exporteur, doorgaans het levensmiddelenbedrijf, kan hierdoor geconfronteerd worden met aanzienlijke schadeposten. Een vertraging in de levering of de onmogelijkheid tot levering kan namelijk onder andere leiden tot een contractuele claim of een vordering tot nakoming evenals schadevergoeding. Daarnaast kan het niet voldoen aan alle exportvoorschriften leiden tot kosten voor het levensmiddelenbedrijf voor de opslag van de levensmiddelen, die niet kunnen worden uitgevoerd naar het land van.

Dit zal met name een probleem opleveren ten aanzien van levensmiddelenbedrijven die bederfelijke levensmiddelen willen exporteren, zoals zuivelproducten, visproducten, vleeswaren en groente en fruit. In dit artikel enkele belangrijke aandachtspunten voor levensmiddelenbedrijven bij het exporteren van levensmiddelen naar landen buiten de EU op een rij.

Exportdocumenten en verantwoordelijkheden van de exporteur

Om levensmiddelen te kunnen exporteren naar landen buiten de EU, moet de exporteur allereerst exportdocumenten aanvragen bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). Let op dat er een onderscheid gemaakt kan worden tussen de exporteur en de aanvrager. Een exporteur is de opdrachtgever of eigenaar van de te exporteren levensmiddelen. Dit kan, maar hoeft niet, dezelfde te zijn als de aanvrager. De exporteur wordt op het document vermeld en kan ook buitenlands zijn. De aanvrager is degene die de documenten aanvraagt. Deze aanvrager moet in Nederland gevestigd zijn, over een
NVWA klantnummer (debiteurennummer) beschikken en onder toezicht van de NVWA staan. In dit artikel gaan we er voor het gemak vanuit dat de exporteur en aanvrager dezelfde (personen of bedrijven) zijn. 

Free Sale Declarations

Voor het exporteren van levensmiddelen geeft de NVWA Food/Non-Foodverklaringen en/of Free Sale Declarations. Een Free Sale Declaration is vereist voor het verkrijgen van markttoegang tot het betreffende exportland. Met deze verklaring kan de aanvrager (exporteur) het levensmiddel laten registreren in het betreffende exportland voor het verkrijgen van markttoegang.

Een Free Sale Declaration is in principe een exportverklaring waarin is opgenomen dat het betreffende product aan de EU-regels voldoet en binnen de EU mag worden verhandeld. In tegenstelling tot een Food/Non-Foodverklaring, kan een Free Sale Declaration meerdere malen per jaar worden aangevraagd en afgegeven voor een bepaalde exportland. Deze is niet gekoppeld aan een specifieke exportpartij.

Food/Non-Foodverklaring

Een Food/Non-Foodverklaring is wel bedoeld voor een specifieke exportpartij, door middel van een omschrijving van de betreffende exportpartij die gekoppeld is aan die partij. Om deze reden voert de NVWA dan ook een inspectie uit op deze exportpartij tot aan het moment van de export: het moment van verladen van het exportproduct in het uiteindelijke vervoermiddel (bijvoorbeeld de container waarmee het product aan boord van een schip vervoerd wordt). In een Food/Non-Foodverklaring zijn alle verklaringen en variabele gegevens vermeld die kunnen dienen om het exportproduct te identificeren. Een exportpartij mag dan ook nooit eerder geëxporteerd worden vanuit de opgegeven exportlocatie dan op de opgegeven exportdatum op de Food/Non-Foodverklaring.

Datum van export

Als vereiste geldt dat de betreffende levensmiddelen in Nederland zijn opgeslagen, zodat de NVWA op de opslaglocatie deze levensmiddelen kan inspecteren tot de opgegeven exportdatum. Deze levensmiddelen dienen ter inspectie te zijn opgeslagen om vanuit die opslaglocatie in het uiteindelijke vervoermiddel (container of vrachtwagen) te gaan. Deze opslaglocatie moet bovendien beschikken over de juiste registratie en/of erkenning en eveneens onder toezicht van de NVWA staan. De exportdatum is de datum waarop de exportpartij bij de opgegeven opslaglocatie wordt geladen, dus de datum dat de betreffende levensmiddelen de opslaglocatie verlaten. De exportdatum kan weliswaar gelijk zijn aan de productiedatum van de te exporteren levensmiddelen, maar nooit voor de productiedatum liggen.

Importverbod of exportbeperking

Een volgende voorwaarde voor het kunnen verkrijgen van deze exportdocumenten is dat er geen (afwijkende) bilaterale afspraken zijn gemaakt met het betreffende exportland. De aanvrager (exporteur) is dus verantwoordelijk om het bestaan van een eventueel importverbod/exportbeperking van het betreffende te exporteren levensmiddel na te gaan. De NVWA heeft op haar website een overzicht gepubliceerd van derde landen die (tijdelijk) de export van bepaalde levensmiddelen naar hun land verbieden. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om pluimveevlees te exporteren naar onder andere Argentinië, Filipijnen, Guatemala, Japan en Marokko.

Leveren juiste gegevens

De aanvrager (exporteur) van deze documenten is te allen tijde verantwoordelijkheid voor het aanleveren van de juiste gegevens, en dient hetgeen is aangevoerd op verzoek aan te tonen. Het is de aanvrager (exporteur) verboden om partij gerelateerde documenten voor de betreffende exportproducten aan te leveren nadat deze exportproducten de opslaglocatie hebben verlaten of om de data op de exportdocumenten te wijzigen.

Afwijzen aanvraag

De aanvraag wordt voorts niet in behandeling genomen of gewezen in een aantal gevallen. Denk bijvoorbeeld aan een onduidelijke/onvolledige aanvraag, een aanvraag die niet minimaal 3 werkdagen voor de exportdatum is ingediend, de exportpartij voldoet niet aan de eisen, de exportpartij is niet aanwezig op de opgegeven opslaglocatie of de relevante opgevraagde onderliggende documenten ontbreken. Slechts in uitzonderlijke gevallen maakt de NVWA een nieuw document of een vervangende verklaring op in geval van fouten op de verklaring of bij het vaststaan van een exportpartij. Een dergelijke beoordeling van een verzoek tot vervanging of een aanvullende verklaring gebeurt inhoudelijk door de afdeling Certificering op Afstand (CoA).

Vermelding productnaam

Een volgende punt van aandacht is de vermelding van de productnaam bij de aanvraag van een Food/Non-Foodverklaring en/of Free Sale Declaration. Het is niet toegestaan voor een productnaam om de volgende vermeldingen te bevatten: vermeldingen die in de variabele gegevens van een verklaring kunnen worden vermeld (volume, bewaarwijze, etc), voedingsclaims, beoogd gebruik, kwaliteitsaanduidingen en keurmerken (bijvoorbeeld Halal, Kosjer, Organic, Bio, etc.).  Wel is het toegestaan om verifieerbare aanduidingen op te nemen in de productnaam. Hierbij valt te denken aan lengte/dikte van de te exporteren aardappelproducten, hoeveelheid percentage alcohol en merknaam van het te exporteren product.

Steekproeven door de NVWA

Hoewel de aanvraag van een Food/Non-Foodverklaring en/of Free Sale Declaration op afstand wordt beoordeeld en afgegeven, is de NVWA bevoegd om steekproeven uit te voeren. Deze steekproeven kunnen zowel tijdens de aanvraag als na het afgeven van een Food/Non-Foodverklaring en/of Free Sale Declaration plaatsvinden. In het geval van al afgegeven Food/Non-Foodverklaringen en/of Free Sale Declarations controleert de NVWA deze verklaringen op juistheid, tracking en tracing en bedrijfsverklaringsteksten.

In het geval van lopende aanvragen controleert de NVWA steekproefsgewijs of de partij waarvoor de aanvraag is ingediend daadwerkelijk op de opslaglocatie aanwezig is. Bovendien controleert de NVWA of de gegevens vermeld op de Food/Non-Foodverklaring evenals de bedrijfsverklaringen juist zijn. Deze steekproeven vinden onaangekondigd plaats en zijn kosteloos.

Indien er volgens het oordeel van de NVWA aanleiding is, vindt er een gerichte inspectie plaats. Een dergelijke gerichte inspectie wordt door de NVWA aangekondigd en is niet kosteloos. Ook is het voor de NVWA mogelijk om een aanvullende administratieve inspectie uit te voeren, waarbij de aanvrager (exporteur) de gevraagde gegevens dient te verstrekken aan de NVWA.

(Weder)uitvoeren van levensmiddelen naar landen buiten de EU

Er gelden ook voedselveiligheidsvoorschriften die bij export uit de EU. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan levensmiddelen met een overschrijding van het vastgestelde maximumgehalte bestrijdingsmiddelen (Maximale Residu Limiet; MRL). In artikel 12 van Verordening (EG) Nr. 178/2002 is opgenomen dat levensmiddelen (en diervoeders) moeten voldoen aan de toepasselijke voorschriften van levensmiddelenwetgeving van het land van bestemming (ofwel land van invoer). Dit geldt ook voor levensmiddelen die waren bestemd voor invoer in de EU, maar door de NVWA als ‘schadelijk voor de gezondheid’ zijn aangemerkt, bijvoorbeeld wegens overschrijding van de MRL. Ook in dergelijke gevallen kan de importeur van de betreffende levensmiddelen, doorgaans een levensmiddelenbedrijf, geconfronteerd worden met onder andere de kosten van de opslag van de levensmiddelen die niet mogen worden ingevoerd.

Wederuitvoer

In dergelijke situaties zou de export van deze partij naar het land van herkomst of wederuitvoer naar een land buiten de EU een oplossing kunnen bieden. Op grond van de regelgeving (in het bijzonder artikel 12 Verordening (EG) Nr. 178/2002) geldt namelijk dat producten die niet aan de Europese levensmiddelenwetgeving voldoen - zoals het geval is bij overschrijding van de MRL in of op levensmiddelen - wel geëxporteerd mogen worden als het product aantoonbaar wel voldoet aan de regelgeving van het land van bestemming. Dit heeft ook de NVWA bevestigd. Voor (weder)uitvoer geldt aldus een afzonderlijke bepaling, te weten artikel 12 ALV.

Conclusie

Bedrijven die levensmiddelen willen exporteren naar landen buiten de EU hebben dus diverse verplichtingen en verantwoordelijkheden. In de praktijk worden exporteurs (en/of aanvragers) vaak geconfronteerd met de (strenge) voorschriften die gelden voor export. Ook blijkt vaak dat exporteurs toch niet voldoen aan deze voorschriften voor export. Levensmiddelenbedrijven kunnen in dat kader worden geconfronteerd met aanzienlijke kosten. Zij doen er daarom goed aan om voorafgaand aan de export van levensmiddelen zelf de nodige controles uit te voeren en de procedurevoorschriften na te gaan. Daarnaast is het aan te raden om tijdig de benodigde documenten voor export, zoals een Food/Non-Foodverklaring en  Free Sale Declaration, te verzamelen om op die manier eventuele vertragingen in de uitvoer van de levensmiddelen zoveel mogelijk te voorkomen. Tot slot moeten levensmiddelen die uit de EU worden (weder)uitgevoerd voldoen aan de toepasselijke voorschriften van levensmiddelenwetgeving van het land van bestemming (land van invoer).