06 mei '24
Vanaf 1 juli 2024 moeten werkgevers met meer dan 100 werknemers een registratie bijhouden van het woon-werkverkeer en het zakelijke verkeer van de werknemers. Veel werkgevers zullen de bestaande registratie moeten aanpassen om deze te laten aansluiten op de rapportageplicht. Benieuwd wat u moet doen om aan de verplichting te kunnen voldoen? In dit artikel geven we een kort overzicht van de rapportageverplichting en gaan we in op een aantal algemene aandachtspunten.
De rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit vloeit voort uit het Klimaatakkoord en is in het leven geroepen om de reductie van de uitstoot bij te houden. Werkgevers moeten de registratie jaarlijks indienen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), zodat de RVO kan berekenen hoeveel CO2-uitstoot voor personenverkeer kan worden toegerekend aan werkgevers. Met de rapportage wordt onderzocht of de gezamenlijke CO2-uitstoot van werkgevers met meer dan 100 werknemers onder een bepaald plafond blijft. Blijkt dit niet het geval te zijn, dan wordt in de regelgeving een maximum CO2-uitstoot voor werkgevers opgenomen.
Werkgevers moeten bijhouden hoeveel kilometers de werknemers jaarlijks afleggen in het kader van hun werk. De registratie bestaat uit een aantal onderdelen:
De informatie moet steeds voor 1 juli van het opvolgende jaar worden ingevuld in een webformulier van de RVO. Op basis van de gegevens berekent de RVO de CO2-uitstoot. De uitkomst kan door werkgevers worden gebruikt als startpunt voor het verduurzamen van de mobiliteitsregelingen.
Het kan nodig zijn om de registratie van het woon-werkverkeer en van de zakelijke reizen aan te passen, omdat de gegevens nog niet op één plek worden verzameld. In het kader van het aanpassen van de registratie is het goed om bij de volgende zaken stil te staan:
Bij de registratie van de afgelegde kilometers bij het woon-werkverkeer en de zakelijke reizen worden persoonsgegevens van de werknemers verwerkt. Dat betekent dat de AVG van toepassing is op het vormgeven en aanpassen van de registratie. De werkgever heeft daarbij de verplichting om na te gaan of de gegevens op een rechtmatige manier worden verwerkt. In dit geval is die grondslag het uitvoeren van een wettelijke verplichting. Uit de privacyverklaring voor werknemers moet blijken dat de reisgegevens van de werknemers worden verzameld, onder omschrijving van o.a. het doel en de bewaartermijnen.
De OR heeft mogelijk een instemmingsrecht bij het aanpassen/introduceren van de registratie. Het antwoord op de vraag of dit het geval is, is voornamelijk afhankelijk van de mate waarin de registratie wijzigt en hoe de wijzigingen worden geïmplementeerd. De OR zou kunnen claimen dat hier sprake is van een regeling op het gebied van – kort gezegd – een personeelscontrolesysteem (artikel 27 sub l WOR). Het is echter nog maar de vraag of het door middel van de registratie daadwerkelijk mogelijk is om het gedrag en de prestaties van werknemers te beoordelen.
De registratie over 2024 (1 juli 2024 tot en met 31 december 2024) moet uiterlijk op 30 juni 2025 worden ingediend. Het verdient aanbeveling om op korte termijn de registratie van de personenmobiliteit in lijn te brengen met de vereisten van de rapportageplicht.
Vragen over de rapportageplicht of de aandachtspunten bij het aanpassen van de registratie? Neem dan contact op met onze sectie Arbeidsrecht.
13 aug 24
13 aug 24
19 jul 24
17 jul 24
11 jul 24
02 jul 24
01 jul 24
21 jun 24
05 jun 24
04 jun 24
31 mei 24
16 mei 24
Met uw inschrijving blijft u op de hoogte van de laatste juridische ontwikkelingen op dit gebied. Vul hieronder uw gegevens in om per e-mail op te hoogte te blijven.
Blijf op de hoogte van de laatste juridische ontwikkelingen in uw sector. Vul hieronder uw gegevens in om op maat gesneden juridische updates en uitnodigingen voor evenementen te ontvangen.
Volgen wat u interessant vindt
Krijg aanbevelingen op basis van uw interesses
{phrase:advantage_3}
{phrase:advantage_4}
We vragen u om uw voor- en achternaam zodat wij die kunnen gebruiken als u zich bijvoorbeeld inschrijft op een Ploum Kennisevent.
Er wordt automatisch een wachtwoord voor u aangemaakt. Zodra uw account is aangemaakt ontvangt u dit wachtwoord in een welkomstmail. U kunt er direct mee inloggen. Dit wachtwoord kunt u indien gewenst ook zelf aanpassen via de wachtwoord vergeten functie.