Start-it-up! Waar je juridisch op moet letten als je een onderneming start (personeel)

Het startup team van Ploum staat startende ondernemers graag bij bij de juridische vormgeving van de bedrijfsorganisatie. Deze maand behandelen we het onderdeel Personeel.

Arbeidsovereenkomsten

Indien u werknemers in dienst heeft op basis van een arbeidsovereenkomst dan is het volgende relevant. Het is mogelijk dat een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van rechtswege wordt omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dit is het geval wanneer er na drie arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd een vierde arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wordt gesloten of wanneer meerdere arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd zijn aangegaan, die tezamen de duur van twee jaar overschrijden. De laatste arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wordt dan vanzelf een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De “keten” van arbeidsovereenkomsten wordt doorbroken indien er tussen de arbeidsovereenkomsten een periode van meer dan 6 maanden zit. U dient het aantal arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd en de duur hiervan dus goed in de  gaten te houden. Let op! Ook de tijd die een werknemer via een uitzendbureau bij u werkzaam is geweest kan meetellen in deze keten.

Cao's

Het is van belang te weten dat u zich niet enkel dient te houden aan de bepalingen die in de individuele arbeidsovereenkomst zijn opgenomen, maar dat u ook gebonden kunt zijn aan een (algemeen verbindend verklaarde) cao. Een cao kan van toepassing zijn of worden op de arbeidsovereenkomst wanneer u uw bedrijfsactiviteiten of -processen wijzigt. Het kan dan namelijk zo zijn dat uw onderneming onder de werkingssfeer van een cao komt te vallen. Het is daarom erg belangrijk dit regelmatig te controleren of te laten controleren. Wij kunnen dit uiteraard desgewenst voor u onderzoeken.

Concurrentie- en relatiebeding

Een concurrentie- of relatiebeding kan, afhankelijk van de soort onderneming die u voert voor u van belang zijn. Met een concurrentie- of relatiebeding kan worden voorkomen dat ex-werknemers de positie van de concurrent versterken door daar in dienst te treden, of dat zij zelf concurrenten worden en klanten ‘meepikken’. Het opnemen van een concurrentie- of relatiebeding is echter niet in alle omstandigheden toegestaan. Zo moet het beding schriftelijk worden overeengekomen en kan het beding in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd alleen worden opgenomen wanneer uw onderneming daarvoor zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen heeft en deze belangen in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen en gemotiveerd. De formulering van de bedingen en de motivering is van groot belang. Wij kunnen u hierover adviseren en zo’n formulering voor u opstellen.

Beoordelingssysteem

Een beoordelingssysteem kan u helpen om belangrijke beslissingen te nemen op basis van objectieve informatie. Het is belangrijk dat u de eisen die de cao of uw branche aan het beoordelingssysteem stelt in acht neemt. Daarnaast is dossiervorming van belang wanneer een conflict ontstaat.

Dossieropbouw

Het opbouwen van een dossier is van groot belang wanneer u afscheid wenst te nemen van een werknemer of er een juridische procedure wordt gestart. Een dossier dient namelijk om bij de rechter te kunnen aantonen dat bijvoorbeeld sprake is van disfunctioneren of dat aan re-integratieverplichtingen is voldaan. Wanneer u beschikt over een goed opgebouwd dossier is de kans groter dat een eventuele procedure succesvol afloopt.

Overeenkomst van opdracht

Wanneer een zelfstandige een opdracht voor u verricht is het van belang te weten of u toch niet onverhoopt loonheffingen in moet houden. Zelfs als de overeenkomst op papier een opdrachtovereenkomst is, is dat geen garantie dat de belastingdienst de overeenkomst ook zo zal behandelen. De belastingdienst zal naar de feitelijke situatie kijken en vaststellen of de opdrachtnemer de opdracht inderdaad in loondienst voor u uitvoert of op basis van een opdrachtovereenkomst. Tot 2016 was het mogelijk een VAR-verklaring te vragen van de opdrachtnemer, maar met de inwerkingtreding van de Wet DBA kan dat niet meer. Twijfelt u? Dan kunt u, op basis van de huidige stand van de wetgeving, gebruikmaken van de modelovereenkomsten die te vinden zijn op de website van de Belastingdienst. In die overeenkomsten legt u vast hoe de samenwerking wordt vormgegeven. U moet zich dan ook wel houden aan die afspraken, want als de Belastingdienst later concludeert dat toch sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking, dan kan zij een flinke naheffing opleggen. Ook de opdrachtnemer kan dan waarschijnlijk claimen dat hij toch een werknemer is met een arbeidsovereenkomst in plaats van een opdrachtovereenkomst. Omdat er veel onduidelijkheid en onzekerheid is over de Wet DBA is de handhaving hiervan momenteel opgeschort. Een naheffing kan alleen worden opgelegd wanneer sprake is van kwaadwillendheid, namelijk als u weet of had kunnen weten dat er feitelijk sprake is van een dienstbetrekking. Het kabinet streeft er naar per 1 januari 2020 nieuwe wet en regelgeving in te voeren die de Wet DBA zal vervangen. Tot die tijd geldt de huidige wet en is het van belang om een goede en duidelijke opdrachtovereenkomst te sluiten en die in de praktijk ook na te leven, zodat de risico’s beperkt blijven.